Організація обліку матеріальних запасів

Організовуючи фінансовий облік запасів необхідно перш за все керуватися Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” [1], національним положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 “Запаси”[2], який не суперечить міжнародному стандарту бухгалтерського обліку 2 “Запаси” [3].

При організації фінансового обліку запасів значну увагу потрібно приділяти напряму їх використання в подальшому у виробництві – як сировина та матеріали, для продажу – товари, видача спецодягу, виплата натуральної оплати праці готовою продукцією, використання на адміністративні потреби тощо. Зазначені особливості мають відповідний вплив на організацію обліку запасів.

З введенням у дію Закону “Про оподаткування прибутку підприємств” [4] було введено поняття податкового обліку, що відповідно зумовило особливість обліку запасів для цілей оподаткування. З цією метою суб’єкти господарювання – платники податку на прибуток – змушені вести облік приросту ( убутку ) балансової вартості покупних товарів, матеріалів, сировини (палива), комплектуючих виробів і напівфабрикатів на складах, у незавершеному виробництві і залишках готової продукції (у тому числі малоцінних предметів на складах ) та облік бракованих товарів, повернутих покупцями у разі здійснення гарантійних замін товарів, а також обліку покупців, які отримали таку заміну або послуги з ремонту (обслуговування).

При організації управлінського обліку запасів велике значення має його оперативність, забезпечення інформаційних потреб менеджерів усіх рівнів управління підприємством, зберігання комерційної таємниці тощо.Організація документального оформлення руху запасів передбачає, перш за все, оформлення первинними документами усіх стадій просування товарно-матеріальних цінностей з усуненням дублювання, забезпечення цілісності та всебічності відображення господарських операцій і використання принципу випереджувального відображення з відходом від фіксації факту здійснення господарської операцій з руху оборотних засобів.

Значна кількість носіїв – первинних документів і реєстрів – типові й уніфіковані. Якщо типових або уніфікованих форм немає, розробляють власні форми. При цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями: додержуються вимог законодавчих актів; розташовують поряд реквізити, які заповнює або обробляє одна особа, графи реквізитів, що перебувають у арифметичній та логічній залежності, графи тексту та коду тощо; довідкові дані розміщуються, як правило, на зворотній стороні документа.

Необхідно також визначити належність документа до топологічної структури обліку, характер призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників.

Комплекс робіт з визначення змісту форми носіїв облікової інформації умовно можна розділити на такі етапи:

1) визначення основних характеристик майбутньої форми;

2) визначення переліку необхідних реквізитів;

3) попереднє проектування зон розміщення інформації;

4) вибір форми розміщення реквізитів у зони;

5) монтаж форми носія в цілому (ескіз);

6) розрахунок загальної площі та вибір формату;

7) остаточне редагування та оформлення носія.

При розміщенні реквізитів необхідно врахувати такі особливості:

– послідовність розміщення їх повинна бути такою, як це передбачено при введенні в комп’ютер;

– необхідність дотримання логічного та арифметичного їх взаємозв’язку;