Організація обліку матеріальних запасів
– зручність здійснення записів;
– легкість для читання.
Напрями використання запасів та інформаційні потреби різних видів обліку мають значний вплив на організацію обліку запасів за місцями їх зберігання (склади, комори, кладові тощо) та використання (цехи, дільниці тощо). Значну увагу потрібно звернути на організацію обліку допродажної підготовки товарних запасів, підготовку комплектуючих і запчастин для використання в господарській діяльності, використання матеріалів для ремонту тари, облік спецодягу після видачі його у використання, доробку готової продукції до використання у власному виробництві як сировини для наступного виробничого циклу тощо .
До проблемних питань сьогодення можна віднести вибір методу оцінки списання запасів: у виробництво, реалізацію, видачу як натуральну оплату праці, використання для власних господарських потреб, а також визначення первинної оцінки запасів і формування та калькуляція собівартості готової продукції. При цьому важливим є правильне визначення складових первинної вартості, в тому числі транспортно-заготівельних витрат та їх розподіл. Важливість вибору найбільш раціонального методу оцінки списання запасів полягає в складності його зміни в подальшому. Вибираючи метод оцінки списання запасів необхідно також врахувати можливість їх повернення. Особливо це стосується такого виду запасів, як товари, оскільки виникає необхідність визначення облікової вартості повернутих товарів; сировини і матеріалів, оскільки існує ймовірність відходів тощо.
Більшість із цих питань, на нашу думку, доцільно віднести до компетенції управлінського обліку з виведенням остаточних узагальнюючих даних до фінансового обліку.
Організація бухгалтерського обліку запасів у бухгалтерії передбачає, перш за все, визначення системи ( моделі) обліку запасів: періодичної чи постійної. При організації обліку запасів за періодичною системою важливо визначити звітний період, тобто періодичність проведення інвентаризації запасів з метою визначення залишків на кінець звітного періоду.
Поточний облік запасів пов’язаний з виконанням значної кількості розрахунків – розподіл транспортно-заготівельних витрат; порівняльна відомість результатів інвентаризації; розрахунково-порівняльна відомість оцінки запасів за методом ЛІФО та найменшою з вартості, обчисленої із застосуванням методу середньозваженої собівартості, ФІФО, чистої вартості реалізації при використанні методу оцінки ЛІФО списання запасів у виробництво; розрахунок приросту (убутку) балансової вартості покупних товарів, матеріалів, сировини, комплектуючих виробів і напівфабрикатів на складах, у незавершеному виробництві і залишках готової продукції тощо. Розрахункові таблиці (реєстри) мають індивідуальний характер. Значна частина розрахункових таблиць рекомендована на загальнодержавному рівні. Разом з тим, багато їх розробляють безпосередньо на підприємствах, враховуючи специфіку його діяльності (галузь, вид діяльності, основні види продукції, що випускається тощо).Значний вплив на форми поточного обліку мають показники звітності. Для того, щоб з даних поточного обліку з найменшими витратами праці, часу та коштів можна було безпосередньо заповнити форми звітності при розробці форм поточного обліку попередньо вибирають показники звітності.
Крім облікових реєстрів і розрахункових таблиць, у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки ( про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації тощо), що мають індивідуальний характер.
Для організації обліку запасів велике значення має визначення одиниці обліку і її відповідність на всіх стадіях “життя” тих чи інших запасів.
На самостійне вирішення підприємства покладено вибір форми ведення обліку взагалі та запасів зокрема. Відповідно до обраної форми повинні бути розроблені для використання реєстри синтетичного та аналітичного обліку, робочий план рахунків з переліком аналітичних субрахунків. Сьогодні найбільше використовується журнально-ордерна форма обліку з оновленими новими реєстрами. За даною формою облік запасів ведеться в журналі 5 та відомості 5.1. Як недолік, необхідно визначити незручність і складність одержання інформації про запаси по дебету окремих рахунків.
Розглядаючи питання організації роботи облікового апарату необхідно пам’ятати, що до них, крім облікових працівників бухгалтерії, відносяться матеріально відповідальні особи, завідуючі цехом, дільницею тощо, які здійснюють облік запасів за місцями їх зберігання та використання. Ще на початковій стадій організації обліку запасів головному бухгалтеру необхідно скласти, узгодити та затвердити керівництвом списки осіб, яким надано право вимагати зі складів запаси, а також взяти зразки їх підписів. Поновлення таких списків повинно здійснюватись щорічно перед затвердженням наказу про облікову політику підприємства та протягом року – при необхідності (при включенні чи виключенні зі списку певних осіб).