НАЦІОНАЛЬНИЙ БАНК УКРАЇНИ -ЦЕНТР МЕТОДИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ В БАНКАХ

Первинні документи складаються у момент проведення кожної господарської операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за своєчасне і якісне скла¬дання документів, передавання їх для відображення у бухгалтер¬ському обліку, за достовірність наведених у документах даних не¬суть особи, які склали і підписали ці документи. Банківські документи підписуються особисто, а у разі їх складання на обчис¬лювальних машинах — у вигляді паролю або іншим способом авторизації, що дає змогу однозначно ідентифікувати особу, яка здійснила господарську операцію. У документах забороняються виправлення і підчищення.

Банківські документи для надання їм юридичної сили і доказово¬сті повинні мати обов'язкові реквізити, перелік яких, залежно від виду документів, може визначатися законами України, нормативни¬ми документами Національного банку України, інших міністерств та відомств (у межах їхньої компетенції), а також самим банком. За¬лежно від характеру операції, технології оброблення даних до до¬кументів можуть включатися додаткові реквізити.Інформація, що міститься у взятих до обліку первинних докуме¬нтах і необхідна для відображення у бухгалтерському обліку, наг¬ромаджується та систематизується в облікових регістрах. Облікові регістри — носії спеціального формату (паперові, машинні) у ви¬гляді машинограм, ордерів, журналів, особових рахунків тощо — призначені для нагромадження, групування та узагальнення інфор¬мації з первинних документів, взятих до обліку. Форми облікових регістрів рекомендуються Національним банком України або роз¬робляються банками самостійно з дотриманням загальних методо¬логічних засад. Банки, що складають облікові регістри на машинозчитувальних носіях, повинні забезпечити технічні засоби для їх відтворення у зручному для читання вигляді. На вимогу контроль¬них або судових органів та своїх клієнтів банк зобов'язаний зробити копії таких регістрів на паперовому носії.

Інформація про господарські операції банку за звітний період з облікових регістрів переноситься у згрупованому вигляді до фінан¬сових (бухгалтерських) звітів.

З метою упорядкування руху та своєчасного відображення гос¬подарських операцій у бухгалтерському обліку банки встановлюють графіки документообороту. Документооборот за банківськими опе¬раціями — послідовне переміщення розрахунково-грошових доку¬ментів з часу їх виписування або надходження ззовні до закінчення операцій за робочий день і здавання в поточний архів. Графік доку¬ментообороту встановлює чітко визначений рух (переміщення) до¬кументів між банком і клієнтами, між різними установами банків, кількість підрозділів банку та виконавців, через які проходить ко¬жен первинний документ, визначає максимальний термін його пере¬бування в підрозділі, терміни для відображення в обліку.

Документооборот залежить від специфіки виконання тих або ін¬ших банківських операцій, структури обліково-операційного апара¬ту банку, автоматизації обліку тощо. Тому порядок проходження документів усередині банку визначається ним самостійно з ураху¬ванням вимог, які встановлює Національний банк України до окре¬мих операцій. При цьому мають дотримуватися основні правила до¬кументообороту:

—кожний документ підлягає попередньому контролю;

—документи за безготівковими розрахунками спочатку відоб¬

ражаються за дебетом рахунків платників, а лише потім — за креди¬

том рахунків одержувачів;

—прибуткові касові документи відображаються в обліку після

прийняття грошей касою, а видаткові направляються в касу для

оплати тільки після відображення їх за рахунками бухгалтерського

обліку.

Графіки документообороту за різними операціями банку можуть набувати різної форми. Вони можуть оформлятися у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та оброблення докумен¬тів, що виконуються кожним підрозділом банку, а також усіма ви¬конавцями із зазначенням їхнього взаємозв'язку і термінів виконан¬ня робіт. Наголосимо, що однією з умов надання Національним банком України комерційним банкам ліцензії на здійснення банків¬ських операцій є наявність у них відповідних внутрішніх докумен¬тів, які регламентують здійснення комерційним банком діяльності, що згідно з чинним законодавством підлягає ліцензуванню.