АНОТАЦІЯ
При створенні інформаційних масивів для економії зовнішньої пам’яті частина інформації кодується і вводиться в ЕОМ з клавіатури для заповнення оперативних масивів.
Для перевірки правильності введення інформації використовують візуальний і програмний методи контролю. Візуальний контроль відбувається по закінченню вводу інформації, і тоді надається можливість порівняти дані на екрані з даними в документі. При виявленні розбіжностей помилки виправляються. Програмний контроль включає в себе перевірку на наявність введених кодів у відповідних масивах нормативно-довідкової інформації.
За своєчасне формування всіх вхідних документів відповідає відділ кадрів.
3.1.3. Побудова системи класифікації та кодування.
Основні методи організації пошуку в умовах використання ЕОМ потребують попередньої класифікації і кодування економічної інформації.
Класифікація – це розподілення множини об’єктів на підмножини за їх схожістю або різницею у відповідності з прийнятими методами.
Система класифікації – це сукупність методів і правил класифікації та її результатів.
Класифікація сприяє упорядкуванню економічних предметів і явищ, полегшуючи при цьому процес їх вивчення, допомагає розкривати закономірності їх розвитку, що дозволяє перейти до моделювання інформаційних процесів. Вона є основою для кодування інформації і для подальшої її обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки. Автоматизовані методи обробки економічної інформації, які основані на моделюванні процесів розрахунків, порівняння і її групування, в значній мірі базуються на відтворенні класифікаційних зв’язків між об’єктами. Можна сказати, що класифікація виконує важливі функції в організації процесу отримання і обробки інформації. Під класифікацією економічної інформації розуміють не тільки класифікацію інформації, яка знаходиться у документах і масивах з ціллю її пошуку і використання, але і класифікацію самих документів та масивів з ціллю їх упорядкованого зберігання.
Під ознакою класифікації розуміють характеристику об’єкту, за якою виконується класифікація. Кількісні або якісні відображення ознаки класифікації є його значеннями.
Класифікаційна група – це підмножина об’єктів, які отримані в результаті ділення за ознакою класифікації або групи класифікацій.
У залежності від того, як розглядати множину – послідовно чи паралельно – виділяють ієрархічний і фасетний методи класифікації.
Ієрархічний метод класифікації – це послідовний розподіл множини об’єктів на підлеглі класифікаційні групи. Переваги ієрархічного методу: логічність побудови, чітке виділення ознак, велика інформаційна ємність, традиційність і звичність застосування. Недоліки: жорсткість структури, неможливість групування за будь-якою раніше не заданою ознакою, для стабільності класифікатору необхідна велика резервна ємність. Ієрархічна класифікація характеризується кількістю ступеней класифікації, глибиною, гнучкістю і ємністю.
Фасетний метод класифікації – це паралельний розподіл множини об’єктів на незалежні класифікаційні групи. Переваги фасетного методу: гнучкість структури, добра пристосовуваність до автоматизованої обробки. Недоліки: неповне використання ємності внаслідок багатьох можливих комбінацій фасет, нетрадиційність і незвичність використання.
Для розв’язання задачі “Облік наявності та руху кадрiв” передбачена низка класифікаторів. Всі класифікатори є локальними, розробленими для даної галузі. При розробці класифікаторів використаний ієрархічний метод класифікації.
Організація і ведення класифікаторів і масивів нормативно-довідкової інформації заезпечується окремим комплексом задач “Ведення довідників”. У даному комплексі задач передачена можливість ведення масивів-довідників, у випадку неохідності, безпосередньо на АРМі.У процесі кодування об’єктам класифікації, їх групам і ознакам, які вибрані за певними правилами, привласнюються цифрові, літерні, літерно-цифрові коди.