Прийняття рішення про участь у виставці

• зобов'язання підприємства щодо галузевих та інших орга¬нізацій;

• державна політика щодо ярмарків та виставок (її цілеспря¬мованість, взаємна заінтересованість держави та підприємства-експонента тощо).

На жаль, значна кількість вітчизняних підприємств не бере самостійної участі у зарубіжних виставках (ярмарках) не тільки через слабкий рівень менеджменту, недоліки маркетингу, обме¬жені економічні можливості. Головною причиною є побоювання самостійних дій, оскільки економічна підтримка з боку держави є надто слабкою, або її зовсім нема: у разі будь-яких негараздів підприємство може розраховувати тільки на благодійну допомогу та часто ще й з боку своїх іноземних конкурентів! Зрозуміло, що за таких умов сміливців майже не буває.

Важливу роль відіграє вартість участі підприємства-експонента у тій чи тій виставці (ярмарку). Ці суми можуть бути значни¬ми. Досвід закордонних фахівців свідчить, що для обчислення вартості участі необхідно помножити орендну плату за павіль¬йон, стенд чи, у найгіршому разі, куток на коефіцієнт, що дорів¬нює 7-10. Так, наприклад, орендуючи невеличкий стенд у 20 м2, треба мати на увазі, що вартість участі становитиме 17-24 тис. дол. США, якщо не більше.

Кошторис участі складається здебільшого з дев'яти статей: орендна плата, вартість експонатів, витрати на обладнання стенда, транспортні та страхові витрати, експлуатаційні витрати, ви¬трати на оплату персоналу, витрати на рекламу та зв'язки з громадськістю, представницькі витрати. Крім того, треба обов'язко¬во передбачати якісь резервні суми витрат.

За даними закордонних фахівців, відсоткове співвідношення організаційних та експлуатаційних витрат має такий вигляд (орі¬єнтовно):

орендна плата - 15%,

виготовлення обладнання - 39%,

комунікація -12%,

персонал - 21%,

інші експлуатаційні витрати - 13%.

З цих даних можна зробити висновок, що майже половину ви¬ставкових витрат становить орендна плата й витрати на виготов¬лення стенда. Витрати на оренду стенда за останні 10-15 років зросли на 50%. У зв'язку зі збільшенням кількості виставок (яр¬марків) і витрат на поїздку та проживання, відвідувачі скорочу¬ють час свого перебування на виставках (ярмарках). Нині близь¬ко 60% відвідувачів обмежують своє перебування на таких акціях одним днем, а чверть відвідувачів оглядає експозицію не більше ніж п'ятьох експонентів. Це спонукає підприємства-експоненти витрачати більше коштів на рекламу та паблік рилейшнз з тим, щоб заздалегідь забезпечити такі короткочасні візити максималь¬ною інформацією про своє підприємство, товари та послуги, їхню якість, ціну та комерційні пропозиції.

Кошторис складається після визначення всіх цілей участі у виставці (ярмарку). Тому він є інструментом встановлення обме¬жень на ті витрати, які не забезпечують підприємству-експоненту належних вигод.

Завершальним етапом підготовки до участі в торгових вистав¬ках (ярмарках) є тест готовності до такої участі. Необхідно від¬повісти на такі запитання:

• чи належить ваша продукція до категорії товарів, які широко експонуються на виставках (ярмарках), чи варто посилювати її демонстрацію на цих акціях?

• чи беруть участь у виставках та ярмарках ваші конкуренти?

• чи є органічний зв'язок між вашою участю у виставці (яр¬марку) та програмою маркетингової політики комунікацій?