Інформаційне забезпечення в процесі управління

- керуючий з олівцем в руках і з звичайною канцелярською гумкою проводить більшість годин над бюджетом;

- продавець ретельно обмірковує свій процес спілкування з покупцями;

- плотник перш ніж зробити надріз на шматку дерева, виробляє розмітку. Він слідує мудрій приказці: “Сім раз відмірь, один раз відріж”.Якщо робота спланована, то вона повинна бути організована, а робітники підготовлені для цілеспрямованої діяльності. Вони повинні мати чітку лінію поведінки і розуміти, що їх чекає попереду. Робітники тягнуться до детального усвідомлення своєї роботи, вони відкриваються для ділового контролю своїх виробничих операцій. Звідси, необхідність в контролі. Він включає: а) простий і зрозумілий план діяльності; б) ефективні і ненав'язливі засоби контролю; в) зворотний зв'язок, тобто надійну інформацію про прогрес в роботі; г) дії,що корегують.

Досить часто корекція забезпечується без будь-яких зусиль: підлеглому достатньо почути від керівника яку-небудь побуджуючу фразу або навіть слово: “Так тримати!” “Будь уважнішим!” “Добре!” І т. д. Все це впливає на емоційну сферу робітника. Реакція робітника тут миттєва. Значно складніше здійснювати корекцію, якщо потрібно звертатися до організаційних чинників. Скажемо, робітник виявив суть своєї діяльності, включився в роботу, але успіху не було. Проблема може полягати в тому, що роботи виявилося більше, ніж очікувалося. Тут вимагається відоме перегрупування зусиль, а може бути і відповідна допомога. Інколи виникає необхідність вступу змін в планування.

Як видно, всі чотири функції управління (планування, організація, мотивація і контроль) знаходяться в певному круговороті. Вони взаємно зв'язані і взаємообумовлені: жодної ланка з цього ланцюга не викинеш.

Ключові проблеми:

А) діяльність менеджера укладена в чотирьох основних функціях (планування, організація, мотивація, контроль). Будь-які інші види діяльності працюють на ці ключові функції, що відрізняють менеджера від інших осіб бізнесу;

Б) оскільки менеджер досягає мети організації за допомогою своїх підлеглих, то функція мотивації сьогодні є самою істотною;

В) мета організації може бути досягнута тільки за умови добре налагодженого зворотного зв'язку, тобто при здійсненні надійного контролю. Однак контроль - це не опіка. Ефективний контроль - це рада, допомога, сучасна підказка, заохочення, схвалення і т. д. Контроль не несе в собі відплати за недогляди;

Г) всі основні функції менеджменту цементуються діями менеджера по прийняттю рішення. Ефективні рішення, підкреслює американський теоретик менеджменту К. Кіллен - “застава існування комерційного підприємства”. Вони є істотним елементом кожної з розглянутих вище чотирьох функцій управління.

Схема інформаційної системи.

В АСУ можна виділити дві основні підсистеми:

Функціональну, що виконує функції, пов'язані з управлінням виробництва;

Забезпечуючу, що виконує власні процеси (математичне і програмне забезпечення).

Схема АСУ уособлює кібернетичну систему.

Трьохрівнева система управління.

3. Управлінська інформація і закономірності її руху.

Під управлінською інформацією розуміється сукупність відомостей про призначені процеси, що протікають всередині фірми і її оточенні, що служать основою прийняття управлінських рішень.