Концептуальна модель системи інформаційного забезпечення менеджменту
Рис. 1.
Зауважимо, що наявність каналів зі зворотним зв’язком, на яких застосовуються і відеоекранні відображення, дають змогу використовувати не лише вербальну, а й невербальну інформацію, що значно посилює чи змінює смислове значення відправленої (одержаної) інформації.
Прикладами невербальної інформації можуть бути вираз обличчя, посмішка, погляд з виразом схвалення чи несхвалення й т. ін. Невербальна інформація використовується під час обміну інформацією в тих випадках, коли виробляється, а потім приймається рішення зі складного, далеко не однозначно вирішуваного питання. Такий обмін відбувається насамперед між менеджерами, з одного боку, та консультантами, помічниками, іншими фахівцями, з другого. Тут йдеться про опитування експертів (jury of opіnіon), під час якого визначаються думки експертів з того чи іншого питання, які потім зводяться докупи та узагальнюються. Такі обміни відбуваються і в інших випадках. Наприклад, коли з’ясовується кон’юнктура ринку, обговорюються ціни та обсяги купівлі-продажу товарів, сировини, матеріалів, цінних паперів тощо. Тут доречно пригадати українську приказку: «Не зівай, Хомко, на те і ярмарок». Це означає, що під час прийняття того чи іншого рішення потрібно враховувати не лише всі обставини, а й умови, за яких вони існують.
В Україні тепер інтенсивно будуються канали зв’язку та мережі, спеціально пристосовані для інформаційного обміну, який значно розширюється в умовах ринкових відносин (див. п. 9.2). Крім того, створюються різні інформаційні центри — нагромаджувачі-розповсюджувачі ділової інформації. Завдяки цим центрам як юридичні (об’єкти управління), так і фізичні (окремі громадяни) особи матимуть змогу одержувати різноманітну інформацію (від кон’юнктури попиту та пропозиції матеріальних цінностей до наявності тих чи тих товарів у магазинах, квитків до театру тощо). На об’єктах управління можна записувати і таким чином накопичувати на магнітних носіях (ПЕОМ-сервер) потрібну інформацію, яку далі можна багаторазово використовувати при інформуванні менеджерів і фахівців, а також з іншою метою.
Ефективні комунікації створюються в різних випадках — між об’єктом управління та об’єктами зовнішнього середовища, між керівниками об’єкта і структурними ланками тощо. На об’єкті управління, наприклад, промисловому підприємстві, можна вирізнити три основні (наймасовіші) типи комунікацій.
1. Комунікації по низхідній (communіcatіon, downward), коли інформація переміщується від менеджерів вищого рівня до менеджерів і фахівців низового рівня. Цей міжрівневий тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для передавання внутрішніх розпоряджень та іншої ділової інформації, для повідомлення про поточні плани та зміну пріоритетів, про конкретні завдання і рекомендовані процедури тощо; з іншого боку, для зв’язку з вищими за субординацією та територіальними організаціями — з метою передавання ними різних керівних розпоряджень і вказівок, нормативних положень і завдань тощо, які безпосередньо стосуються даного об’єкта управління.
2. Комунікації по висхідній (communіcatіon, upward), коли інформація переміщується від низових ланок або джерел інформації до менеджерів вищого рівня. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління для інформування менеджерів і фахівців вищого рівня про справи, які відбуваються безпосередньо в низових структурних підрозділах — про хід процесів на виробництві, стан ресурсів, трудову дисципліну тощо; з іншого боку, для передавання у вищі за підпорядкуванням та територіальні організації різних зведень, довідок тощо, які необхідно пересилати з цього об’єкта управління.
3. Комунікації по горизонталі (communіcatіon, horіzontal), коли інформація переміщується від менеджерів або фахівців одного структурного підрозділу до таких самих за рангом осіб іншого підрозділу. Цей тип комунікації використовується, з одного боку, на об’єкті управління менеджерами і фахівцями цехів і ланок для взаємного обміну інформацією про стан запасів сировини і матеріалів, комплектуючих елементів тощо на складі, заготовок у цехах постачальників тощо; з іншого, для зв’язку з об’єктами управління зовнішнього середовища з метою обміну необхідною інформацією, яка стосується ринкових відносин, кадрового поповнення й т. ін.
Організація системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при безпаперовій технології, як уже зазначалося раніше, є об’єктивною складовою створення й успішного функціонування зазначених типів комунікацій на об’єкті управління. Ця система і ці типи комунікацій на об’єкті управління і становлять основу системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту.
Концептуальна модель системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту побудована на таких основних принципах.1. Формування регламентуючої інформації на основі посадових інструкцій, кваліфікаційних вимог тощо (тобто функціональних обов’язків, посадових прав і міри відповідальності відповідно з делегованими повноваженнями) менеджерів і фахівців різних рівнів (докладніше про це у п. 5.2). Регламентуюча інформація і є тим механізмом або диспетчером інформування менеджерів і фахівців різних рівнів, який діє в системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту. Завдяки цій інформації є реальна можливість здійснювати систематичне автоматичне (ознака критерії втручання) та автоматизоване (ознака в який строк) інформування зазначених осіб.