Концептуальна модель системи інформаційного забезпечення менеджменту

Експлуатаційні можливості сучасної обчислювальної та інформаційної техніки, нові інформаційні технології збирання, обробки і передавання різних даних, значні досягнення в програмному забезпеченні, наявність локальних і глобальних мереж тощо складають ситуацію, за якою менеджери і фахівці різних рівнів, будучи звільненими від технічних операцій по збиранню та обробці даних, мають реальну змогу займатися творчою працею й своєчасно і в повному обсязі одержувати (в різних режимах забезпечення) об’єктивно необхідну інформацію для вироблення і прийняття управлінських рішень.

Але таке було і є не завжди і не всюди.

Менеджери при здійсненні своїх посадових функцій витрачали і на деяких об’єктах управління продовжують витрачати надто багато часу на інформаційний обмін при виробленні й прийнятті управлінських рішень, особливо тоді, коли менеджер зосереджує всю повноту влади в своїх руках. Коли спитали американського мільярдера Улвортса, якому відкриттю він зобов’язаний своїми матеріальними успіхами, він відповів ось що. Досягати великих успіхів почав відтоді, коли відкинув свої упередження і перестав думати, що ніхто нічого не може зробити краще за мене самого, і навчився покладати обов’язки на інших працівників. Поки я був переконаний, — зазначив Улвортс, — що маю особисто втручатися в усі справи, широкий успіх був немислимий. Керівникові потрібно вміти вибирати собі помічників та виконавців і наділяти їх владою й відповідальністю. При цьому слід додержуватися головного принципу ієрархічності управління (tall management), коли при багаторівневому управлінні установлюються невеликі керівні групи — обсяги управління (span of management), як правило, до 10 осіб на кожному рівні, згідно з принципом відповідності.

За ринкових відносин ефективність управління виражається через ефективність виробництва (operatіons performance), тобто якщо показники ринкової вартості виробленої продукції поділити на підсумкові витрати всіх ресурсів при її виготовленні, то одержані результати мають бути значно більшими за 1. Треба також ураховувати й показник результативності (performance іndіcator) як спеціальний показник, що характеризує рівень досягнень на шляху до реалізації поставленої мети.

Крім того, ефективність управління в даний час, коли набула широкого застосування електронна обчислювальна та інформаційна техніка, залежить і від стану інформації, і її рівня використання менеджерами та фахівцями. За словами керівника консультативної фірми з питань управління «Мідл Уест сервіс К», цінність керівника тепер вимірюється тим, наскільки оперативно він уміє користуватися інформацією. Кожен керуючий у своїй повсякденній праці потребує постійно оновлюваної повної та всебічної інформації як для розробки планів на майбутнє, так і для прийняття поточних рішень та здійснення оперативного контролю.

Раціоналізація системи управління (див. п. 4.2), якої можна досягти завдяки організації системи автоматизованого збирання та обробки інформації в ритмі виробництва при без паперовій технології, водночас створює об’єктивні передумови для значного поліпшення і всебічного інформаційного забезпечення менеджерів і фахівців на об’єкті управління. Зокрема, автоматизація процесів збирання (в ритмі виробництва при безпаперовій технології) первинної інформації, яка всебічно характеризує всі процеси та явища виробничо-господарської та іншої діяльності на об’єкті управління, дає змогу реально створити систему об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту (менеджерів і фахівців різних рівнів). Це означає, що можна створити систему комунікацій або спілкувань (communіcatіon), при якій здійснюється обмін усіма видами інформації між двома й більше користувачами. У технічному плані комунікації ґрунтуються на каналах зв’язку (channel) і мережах, які (щодо обміну інформацією) є не чим іншим, як засобами передавання інформації — письмової, усної, формальної, неформальної, вербальної чи невербальної, однак обов’язково придатної для електронних засобів зв’язку та обробки на електронних обчислювальних машинах. Зауважимо, що обмін вербальною (communіcatіon verbal) або невербальною (communіcatіon nonverbal) інформацією означає обмін словами (вербальний) або іншими символами без використання слів (невербальний).

Обмін інформацією є складовою частиною всіх видів управлінської діяльності, в якій комунікації виконують зв’язкову роль. Процес обміну інформацією складається з чотирьох базових елементів: відправника (особа, яка генерує ідеї, менеджер або фахівець), повідомлення (закодована інформація за допомогою символів), каналу зв’язку (засоби для передавання інформації), одержувача (особа, якій призначена інформація, і яка її інтерпретує).

Процес обміну інформацією передбачає наявність зворотного зв’язку (feedback), завдяки якому є змога оперативно збирати інформацію про реакцію одержувача на отримане повідомлення. Цей зв’язок допомагає одержувачеві (джерелу ідеї) визначити, чи сприйнята надіслана ним інформація.Процес обміну інформацією як систему зі зворотним зв’язком можна відобразити схемою (рис. 1).