Сутність системи автоматизованого збирання та обробки інформації
Інформаційне забезпечення системи комплексів АРМ передбачає організацію такої інформаційної бази, яка б регламентувала інформаційні зв’язки, забезпечувала необхідними даними всі АРМ тощо. Централізована ПЕОМ (сервер) містить у собі розподілену базу даних і забезпечує підтримку й роздрібнення її на підбази, що розміщуються на окремих АРМ; простоту доступу до будь-якої підбази з урахуванням санкціонованого доступу; високу продуктивність маніпулюванням даними і т. ін. Структура ж інформаційної бази має бути такою, яка б забезпечувала мінімальну надмірність даних, зручність організації архіву тощо.
Зазначені комплекси АРМ забезпечують безперервність і всеосяжність інформаційного циклу (служба маркетингу — конструкторська розробка — технологічна підготовка — планування — виробництво — облік — відвантаження виробів — розрахунки з покупцями — складання зведеної звітності — аналіз — управління виробництвом), які повністю відображаються в інформаційній системі та в її базі (базах) даних.
Структурно система комплексів АРМ об’єднується переважно локальною мережею, в якій мікро-ЕОМ, ПЕОМ, термінали та інша інформаційна техніка взаємозв’язані за допомогою каналів як поміж собою, так і з однією чи кількома середніми чи великими (центральними) ЕОМ.
У системі комплексів АРМ підприємства, в яку ПЕОМ об’єднані локальною мережею, принципово по-іншому організуються інформаційні потоки між користувачами або процесами. Наприклад, фактична інформація про рух матеріальних цінностей на складі формується на АРМ завідувача складу (ланка низового рівня). Потім вона автоматично, відповідно до регламентуючої інформації менеджерів і фахівців різних рівнів (див. п. 5.2), передається на ПЕОМ — АРМ відповідних користувачів. Так, дані про надходження матеріальних цінностей на склад, сформовані на АРМ завідувача складу, передаються в ритмі виробництва:
на АРМ бухгалтера матеріальних цінностей (ланка середнього рівня) для контролю за точністю і правильністю оприбуткування цих матеріалів на складі, а також для формування даних про заготівлю матеріальних цінностей (у тому числі виявлення різниці в цінах постачальників і підприємства), розрахунків з постачальниками тощо;
на АРМ економіста відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня) для контролю за виконанням договірних поставок постачальниками та інших операцій (контроль забезпечення запасів на складі тощо);на АРМ керівника відділу матеріально-технічного забезпечення (ланка середнього рівня), а в ряді випадків і на АРМ заступника першого керівника (ланка вищого рівня), який відповідає за забезпечення цим ресурсом виробництва в цілому, а також для вироблення і прийняття рішень, особливо за дефіцитною номенклатурою матеріальних цінностей;
на АРМ старшого бухгалтера (ланка вищого рівня) для зведення даних про матеріальні цінності в різних аспектах по підприємству в цілому.
Отже, застосування технічних засобів для автоматизованого виконання зазначених операцій відчутно знижує трудомісткість збору та обробки фактичної (первинної) інформації, значно зменшує кількість помилок, вивільняє багато часу в керівників і фахівців для виконання інших, творчих обов’язків. Більше того, на об’єкті управління створюються реальніші умови для всебічного одноразового збору та багаторазової обробки інформації на різних дільницях, починаючи з тієї, де інформація виникає вперше, тобто з конструкторської підготовки виробництва. Конструкторська (склад виробу) інформація, зафіксована на машинному носії, на різних етапах управлінсько-виробничих процесів автоматизовано доповнюється технологічною, а далі нормативною, плановою і, нарешті, фактичною інформацією. Усе це свідчить про те, що перехід від механізації чи автоматизації на окремих ділянках обліку й планування до системного автоматизованого збору й обробки інформації по підприємству в цілому є не лише об’єктивною необхідністю, а й реальністю.
Завдяки вдосконаленню технічних засобів і методів збирання та обробки інформації виникла реальна можливість збирати масову первинну інформацію в ритмі виробництва, тобто за час, близький до реального, перейти від розв’язування окремих обліково-планових і нормативних задач до системного виконання завдань управління підприємством у цілому. Цьому сприяє і впровадження без паперової інформаційної технології.
Крім того, функціонування цієї системи сприяє розробці вдосконалених форм і методів управління підприємством і ефективнішому його використанню для виробничих цілей, а також створює умови для піднесення культури управління, скорочує терміни вироблення та прийняття управлінських рішень, поліпшує їх якість тощо (див. п. 9.1).
У міжнародній практиці терміни «система автоматизованого збирання і обробки інформації за новою інформаційною технологією» і «система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту» разом з механізмом об’єктивного інформування менеджерів (керівників) і фахівців різних рівнів у ряді випадків відповідає терміну «система обробки даних» (data — processing system) або терміну «управлінська інформаційна система» (management information system), яка вважається формальною системою, що забезпечує керівників інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень.