Сутність системи автоматизованого збирання та обробки інформації

Основною передумовою для організації системи об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту на об’єкті управління є функціонування системи автоматизованого збирання та обробки інформації при безпаперовій інформаційній технології.

Соціально-економічний об’єкт управління, чи це підприємство, чи це виробниче об’єднання, акціонерне товариство, фірма, біржа, банк, комерційна структура, установа тощо (далі — підприємство), є організаційно-економічною системою. У цих об’єктах управління (підприємствах) взаємозв’язок керівної і керованої систем визначається через інформаційну систему, в якій інформаційні сукупності, що характеризують нормативні, планові, довідкові та фактичні явища й процеси, також тісно взаємопов’язані і взаємозалежні (див. п. 4.2).

Взаємозв’язок інформаційних сукупностей (внутрішні змінності) розглянемо на прикладі промислового підприємства, де конструкторська і технологічна інформація характеризує структуру й технологію виготовлення виробів, нормативна й розцінкова інформація є базою при плануванні виробництва цих виробів, а довідкова інформація добре доповнює щойно зазначену. Облікова або первинна (фактична) інформація характеризує процеси та явища, що відбуваються, або є у виробничо-господарській та ін. діяльності. Через цю, фактичну, інформацію визначається ступінь виконання плану виробництва з виготовлення виробів за всіма параметрами і відповідність їх конструкторським і технологічним вимогам.

Зауважимо, що елементи інформаційної системи — інформаційні сукупності на підприємстві — не лише взаємопов’язані й доповнюють один одного, а й багаторазово повторюються. Ця характерна особливість (повторення) вельми ефективно використовується при застосуванні ПЕОМ. Наприклад, якщо нормативно-планова і конструкторсько-технологічна (тобто умовно-постійна) інформація несе повідомлення, що, в якій (заданій) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо треба робити, то фактична (облікова) інформація відповідає на запитання, хто зробив, а також, що, в якій (фактичній) кількості, як, де, на чому, за допомогою чого, в яких умовах тощо вже зроблено. Як бачимо, перша частина інформації — умовно-постійна — доповнюється другою частиною — фактичною. При цьому в обох частинах є чимало спільного. Так, інформація, яка відповідає на запитання, що, як, де, на чому, за допомогою чого і в яких умовах, є в обох частинах, і лише інформація, яка відповідає на запитання хто зробив і в якій кількості, це нове доповнення (тобто змінна інформація). Якщо фактичний показник у якій кількості відповідатиме плановому чи нормативному, то він уже не буде новим доповненням.

Якщо збирання та обробка інформаційних сукупностей виконується вручну, то ці загальні умовно-постійні показники в процесі управлінських та інших операцій багаторазово переписуються фахівцями різних рівнів — конструкторами й технологами, плановиками й бухгалтерами, економістами й нормувальниками.

Інша річ, якщо ці умовно-постійні показники один раз зафіксувати на машинних носіях. Тоді фахівці матимуть змогу багаторазово використовувати ці показники в своїй роботі не лише під час збирання первинної інформації, в обліку тощо, а й при інформуванні менеджерів. Так, коли доповнити їх фактичними показниками, що виникають у виробничо-господарській діяльності, то всю цю інформаційну сукупність можна обробляти автоматично на ПЕОМ.

Зазначені процеси можна здійснити, використовуючи комплекси засобів обчислювальної та інформаційної техніки, за допомогою якої раціонально виконуються чотири групи основних операцій: збір і передача інформації в ПЕОМ, її обробка за заздалегідь розробленими алгоритмами та програмами, видавання обробленої інформації користувачам, зберігання й пошук інформації. Залежно від експлуатаційних можливостей і ступеня застосування зазначеної техніки при виконанні цих операцій відбувається часткова й комплексна механізація операцій, часткова й повна їх автоматизація. Повна чи комплексна автоматизація інформаційних операцій на практиці й у літературі відома як система машинної чи автоматизованої обробки інформації.

У сучасних умовах, коли потрібно не лише збирати й обробляти інформацію, а й мати змогу забезпечувати нею менеджерів і фахівців різних рівнів, зазначена система дістала подальший розвиток і діє як система автоматизованого збирання та обробки інформації.Щоб організувати систему автоматизованого збирання та обробки інформації, яка використовується для управління об’єктом, потрібно створити такі процеси, за яких вірогідна первинна інформація (яка характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність) один раз у мінімальному складі в ритмі виробництва вимірювалася б і фіксувалась (а іноді й первинно оброблялася) й у такому самому ритмі (при потребі) передавалася каналами зв’язку до ПЕОМ користувачів і комплексно (системно, тобто всебічно за відповідними алгоритмами) оброблялася (разом з умовно-постійною) на ПЕОМ так, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю відповідала б усім вимогам управління об’єктом, у тому числі інформуванню менеджерів і фахівців різних рівнів, а також процесам конструкторської і технологічної підготовки виробництва, нормування й планування, обліку й контролю, складання установленої зведеної звітності й проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу та по різних структурних ланках і об’єкту управління в цілому. В цьому й полягає її сутність.