Вимоги до інформаційно-аналітичного забезпечення управлінської діяльності

• визначення та реалізація державної політики, здійснення державного керівництва впровадженням нових інформаційних технологій у сфері державного управління;

• організація міжнародного співробітництва у галузі обміну інформацією щодо державного управління;

• здійснення безпаперового документообігу;

• удосконалення статистичної звітності стосовно функціонування органів виконавчої влади;

• підготовка нормативно-правових актів з питань інформаційного забезпечення адміністративної системи держави, її органів, у тому числі її захисту від стихійних (природних), техногенних і соціогенних загроз.Охопити інформацію про всі управлінські процеси будь-якої сфери суспільних відносин стає практично неможливим у зв'язку з обмеженістю природних можливостей людини. Науковцями досліджено, що завдяки своїм фізіологічним особливостям людина може сприймати 6—9 одиниць інформації за секунду, тоді як у середньому для управління динамічною соціальною організаційною структурою потрібно прийняти та врахувати 12—18. Практика знайшла вихід у створенні нових ієрархічних структур управління. Це зумовило залучення до управління соціальними системами великої кількості фахівців.

Звичайно, при цьому збільшилася продуктивність управлінської праці, але одночасно значно збільшилися і штати для забезпечення управлінського процесу. Такий шлях (екстенсивний) підвищення продуктивності управлінської праці стає все більш неефективним, тому що складність управління суспільними процесами поступово починає перебільшувати сукупні можливості всіх працівників, зайнятих у галузі управління. Щодо цього методу в народі кажуть, що "на одного раба призначають сім прорабів".

Проблематика комплексного керування інформаційним забезпеченням при організації управління соціальними системами багатогранна і мало досліджена на засадах комплексного та системного підходів. Це зумовлено тим, що вона має багато аспектів: соціальних, у тому числі правових, технічних, психологічних, організаційних. Причиною цього, серед інших, є відсутність фахівців, здатних розглядати інформаційні відносини у комплексі, з урахуванням усіх аспектів. Це явище об'єктивне, не може одна людина осягнути неосяжне. На наш погляд, це проблематика таких комплексних наукових дисциплін, як правова кібернетика та правова інформатика.

Обсяг і зміст інформації, потрібної різним суб'єктам управління, залежать передусім від масштабу й важливості рішень, що приймаються. Чим масштабніше й важливіше рішення, тим більшою за обсягом і різноманітнішою за змістом потрібна інформація для його підготовки і прийняття.

Наступний чинник — це кількість і характер параметрів, необхідних для управління. Чим більше число параметрів, тим більший обсяг інформації, потрібний для здійснення управління.

Важливим є також такий чинник, як тривалість управлінського циклу.

При управлінні соціальною системою слід також враховувати величину і різноманіття внутрішніх і зовнішніх впливів, кількості та якості їх показників, що характеризують результати роботи системи.

Багаторічний досвід наших наукових досліджень підтверджує, що на долю збирання і передачі інформації у сфері управління припадає найбільша питома вага у загальній працемісткості управлінської діяльності.

За експертними оцінками, збирання і опрацювання інформації (реєстрація первинних даних) складають 30—40 %, передача інформації (зв'язок, сигналізація) — 10—15 %, заповнення та розмноження документації – 20-30%.

Важливим елементом системи є своєчасність надходження інформації. Від цього значною мірою залежить якість управлінських рішень. Відомо, що затримка інформації часто призводить до втрати її актуальності. На основі ж неповної інформації можуть прийматися лише наближені, значною мірою інтуїтивні рішення.

Існує й інша небезпека. При затримці інформації повідомлення, що містяться у ній, можуть застаріти, і прийняті на їхній основі управлінські рішення негативно вплинуть на хід керованого процесу і призведуть до небажаних наслідків.