Вимоги до інформаційно-аналітичного забезпечення управлінської діяльності

У процесі управління керівники постійно мають справу з інформацією як необхідним засобом розробки управлінських рішень та їх реалізації. Продуктивність і якість їхньої праці багато в чому залежить від належного інформування, тобто своєчасного отримання та опрацювання потрібної інформації. За її допомогою здійснюються циклічні повторення стадій процесу управління: отримання, опрацювання повідомлень про стан керованого об'єкта, прийняття нових рішень і передача їх у формі управлінських команд.

Для того щоб інформаційне забезпечення управління соціальними системами було ефективним, практика і теорія відпрацювали ряд вимог до нього. Серед них визначаються такі: • мінімальність інформації — передбачає обмеження збирання і опрацювання лише тих повідомлень (інформації), без яких неможливо управляти об'єктом;

• достатність інформації — означає, що інформація має давати вичерпне й повне уявлення про функціонування об'єкта, а також оптимальні чи близькі до них рішення. При визначенні потреб в окремих видах інформації слід у першу чергу враховувати значимість для управління її кожного виду, частоту створення, взаємозв'язок з іншими видами інформації.

Сьогодні керівники часто відчувають недостатність інформації (ентропію) у зв'язку з тим, що не всі відомості, які входять до системи, корисні, подані в потрібному вигляді та відповідають поставленим цілям управління. Так, наприклад, у ряді форм статистичної звітності містяться не стільки нові повідомлення, скільки довідкові й розрахункові показники.

У результаті складається суперечлива ситуація: при явній перевантаженості органів управління соціальними системами інформацією рішення часто приймаються в умовах невизначеності, що значно знижує їхню якість.

Однією з головних вимог до організації управління є забезпечення високої вірогідності відомостей. Без правдивої інформації про об'єкт управління неможливо організувати його роботу, використати найдосконаліші методи управління.

Підвищення ймовірності інформації можна досягти в результаті скорочення ланок опрацювання, підвищення відповідальності за правдивість, більш широкого впровадження сучасних інформаційних технологій.

Наприклад, успішна боротьба зі злочинністю потребує того, щоб правоохоронні органи мали вірогідну й повну інформацію про різні об'єкти, які потрапили у сферу їхньої діяльності. Зокрема, чим більшу інформованість має у своєму розпорядженні слідство про особу, об'єкти і обставини здійсненого злочину, тим швидше розкривається злочин.

Для збору і прийняття такої інформації існують криміналістичні, оперативно-розшукові та інші види обліків (інакше — система карної реєстрації). Вони здійснюються спеціалізованими інформаційними підрозділами. Частина інформації централізована в масштабі України, інша — в масштабі міста, області.

Недотримання вимог вірогідності призводить до того, що нормально функціонуюча (організаційно, технічно) система інформаційного забезпечення переробляє завідомо неправдиві вхідні дані, в результаті на виході вона також повідомляє неточні дані (дезінформацію). Дезінформація відповідно впливає на управлінські рішення, особливо такі, що мають державно-політичний характер.

Інформаційне забезпечення організації управління соціальними системами є однією з функцій створення умов (організовування) ефективності здійснення управлінської діяльності на всіх її рівнях: від окремої посадової особи до вищих органів державної влади. Цю функцію в теорії і практиці управління соціальними системами ще називають інформаційно-аналітичне забезпечення.

На загальнодержавному рівні основними завданнями щодо інформаційного забезпечення управління визначаються:

• створення інформаційних систем державного управління;

• визначення потреб органів влади у нових інформаційних технологіях і базах даних;

• розробка типових проектів і стандартів інформаційного забезпечення державного управління;