Питання реформування організаційних структур управління в умовах інформатизації

• системний підхід, тобто визначення і врахування по можливості найбільшої кількості суттєвих внутрішніх та зовнішніх факторів, які впливають на об'єкт та орган управління соціальної системи;

• оптимальне сполучення централізації управління його первинних ланок;

• максимальне скорочення часу проходження інформації від вищого керівника до безпосереднього виконавця і навпаки;

• чітке визначення функцій, обов'язків і прав кожної зі складових частин проектованої структури;

• забезпечення здатності та швидкості реакції органу управління на зміни в системі;

• надання повноважень на підготовку проектів управлінських рішень і розв'язання питань у кожному конкретному випадку тому підрозділові, який має найбільше інформації з цього питання;

• забезпечення альтернативності експертних оцінок при підготовці управлінських рішень (народна мудрість каже: "Одна голова добре, дві — краще, три — ще краще");

• пристосування окремих підрозділів апарату управління (складових системи і системи в цілому) до змін зовнішнього середовища. Зазначені підходи до формування та удосконалення структур управління соціальними системами з урахуванням специфіки повинні застосовуватися й до реформування системи державних органів управління.При цьому варто підкреслити, що соціально організовані системи управління перебувають у тісній взаємодії з її технічними системами (засоби комп'ютерної техніки, телефон, телеграф, радіо, телебачення та ін.), що використовуються людьми для збору, опрацювання, зберігання та передачі інформації. Якщо не враховувати цей чинник, як і чинник матеріальних і моральних стимулів, то нічого розраховувати на ефект від реформування організаційних структур.

У зв'язку з цим в організації діяльності управлінських структур виникає ряд проблем, безпосередньо пов'язаних з удосконаленням організаційної структури в умовах інформатизації. Передусім це:

• виявлення і точне формулювання об'єктивно необхідних функцій систем управління, всіх її рівнів і призначень;

• складання моделі органу — системи, яка повинна відобразити не тільки організаційно-штатну розстановку сил та засобів, а й канали інформаційних зв'язків між усіма структурними підрозділами та окремими співробітниками, а також між системою та суттєво значимими для неї елементами функціонування зовнішнього середовища;

• дослідження структурної схеми з метою виявлення дубльованих без потреби, чітко не визначених, надмірно збільшених чи складних каналів інформації.

Дослідження зазначеного вище є вірогідною ознакою усвідомлення таких чинників:

• встановлення зайвих структурних ланок в організаційній системі;

• визначення необхідних, але таких, що випадають із системи;

• виявлення необхідних структур, які функціонують неефективно;

• виявлення відсутності об'єктивно потрібних структурних чинників. Передусім це проблеми, пов'язані з раціоналізацією та інтегруванням інформаційних потоків. Якщо зіставити інформаційні потоки, які об'єктивно зумовлені процесом нормального функціонування системи з фактичною організацією інформаційних потоків, то виникає комплекс проблем, які впливають на ефективність організації структури управління в системі. Ось деякі головні з них:

1. Паралельність проходження інформації. Одні йті ждані та показники надходять до різних підрозділів та опрацьовуються ними, а іноді навіть і різними частинами одного підрозділу. Це нерідко є результатом того, що зв'язок між службами щодо систематичного обміну плановою, звітною та аналітичною інформацією не завжди упорядкований.