Питання реформування організаційних структур управління в умовах інформатизації

Важливим напрямом діяльності органів управління соціальними системами є періодичне удосконалення власної організаційної структури відповідно до змін в обсязі виконання функцій. При цьому виникає необхідність підтримання системи управління в такому стані, щоб вона була в змозі виконувати функції та завдання, визначені суспільством, державою чи міжнародним співтовариством.

Пошук шляхів удосконалення організаційних структур управління ведеться в різних напрямах. Визначимося у деяких з них:

• уточнення функцій організації, ступеня їх централізації та децентралізації;

• розподіл прав та обов'язків між підрозділами й окремими виконавцями в апараті управління соціальною системою;

• уникнення невиправданого дублювання та багатоступеневості в управлінні соціальною системою;

• раціоналізація системи підпорядкованості та відповідальності за прийняття управлінських рішень.

У сучасних умовах усі ці напрями розвиваються не тільки на базі теорії організації, а й на основі досягнень інформатизації, зокрема новітніх засобів зв'язку та засобів комп'ютерної техніки (ЗКТ).

Реформування організаційних структур управління та їх удосконалення повинно відповідати цілому ряду передумов. Передусім мусять бути дотримані такі принципи формування оргструктур управління:

1. Принцип єдності розпорядження і персональної відповідальності. Він виключає подвійність підпорядкування і можливість отримання суперечливих розпоряджень (суперечливі відомості надходять із різних субсистем вищого та нижчого порядку системи управління).

2. Принцип установлення точних меж між лінійним і функціональним методами організації управління соціальною системою. При цьому функціональні структури повинні забезпечувати допомогу, постачати потрібну інформацію, рекомендації лінійним структурам у необхідному для системи обсязі для прийняття управлінських рішень.

3. Принцип діапазону контролю. Слід правильно визначити кількість підлеглих, якими може ефективно керувати одна людина. Соціальна психологія управління соціальними системами констатує, що нормальна людина може керувати до 5—7 нормальними людьми. При збільшенні кількості штату організаційної структури виникає необхідність введення додаткових керівників чи зменшувати контроль над окремими виконавцями.

4. Принцип чіткого розмежування функції. Кожна ланка управління повинна мати чітко визначені функції, які не пересікаються з функціями інших ланок на жодному з рівнів управління. Єдність функції та організаційної структури управління проявляться в цьому випадку у формуванні певної кількості відділів, відділень та інших підрозділів.

5. Принцип відповідності прав, обов'язків і відповідальності посадовця кожної ланки управління. Лише відповідність і співвідношення цих категорій у практиці створює реальні умови для прийняття та виконання рішень.

6. Принцип співвідношення гнучкості та економічності. Орган управління повинен адекватно реагувати на зміни середовища функціонування з найменшими витратами, тобто мати властивості раціональної самоадаптації.

Варто також враховувати, що причинами, які обумовлюють необхідність перебудови оргструктур, можуть бути зміни:

• в об'єкті управління — виникнення нових умов і завдань, підвищення вимог щодо оперативності та якості їх розв'язання;

• в управляючій системі посилення її технічної бази, підвищення рівня професійної підготовки кадрів управління (зокрема, за рахунок підвищення правової, організаційно-управлінської та комп'ютерної грамотності та культури).

Важливою передумовою формування і удосконалення оргструктур є те, що їхня якість будь-якого типу певною мірою визначається тим, наскільки при її формуванні витримані науково обґрунтовані підходи: