Інформаційні системи

При вивченні процесів інформаційного забезпечення менеджменту доводиться зустрічатися з такими термінами: «система», «структура системи», «елементи системи», «системний підхід», «об’єкт управління», «інформаційні системи», «інформаційне забезпечення» тощо.

Практика свідчить, що лише системна обробка одноразово зібраної вірогідної первинної інформації, яка характеризує передовсім виробничо-господарські та інші процеси і явища на об’єкті управління, разом з іншими видами інформації при вирішенні всього комплексу проблем дає відчутний виграш.

Термін «система» (system) використовується в широкому плані і тлумачиться по-різному. Найпоширеніше тлумачення цього терміна таке: під системою розуміють єдність, що складається з численних взаємопов’язаних і (в ряді випадків) взаємозалежних частин (елементів), кожна з яких додає дещо конкретне до унікальних характеристик цілого. Тобто йдеться про систему як сукупність окремих частин, що становить єдине ціле, спрямоване на досягнення однієї мети. При цьому кількість елементів, що утворюють систему, та зв’язків між ними не уточнюється, оскільки таке уточнення може призвести до суперечки, подібної тій, яку вели стародавні філософи: скільки складених разом каме¬нів становлять купу.

Вилучення якоїсь частини системи інколи порушує властивості її цілісності, тобто єдності, а згадана мета, характерна для всієї сукупності складових частин системи, не завжди може бути досягнена.

Структура системи визначається розміщенням і взаємо¬зв’язками її елементів або частин при виконанні їхніх функцій. Звичайно, згадана структура залежить від величини системи та її складності. Величина системи характеризується не лише кількістю її елементів, а й зв’язками між ними. Щодо складності, то вона визначається різноманітністю, неоднорідністю властивостей елементів та різною якістю зв’язків між ними (прямі, зворотні, нейтральні тощо).

При дослідженні соціально-економічної чи організаційної системи важливо встановити загальні зв’язки між її елементами. Науковою основою для раціонального або ефективного управління тією чи іншою системою є системний підхід.

Системний підхід — це сукупність методологічних принципів і положень, що дають змогу всебічно розглядати систему як одне ціле з узгодженим функціонуванням усіх її елементів.

Системний підхід до створення інформаційної системи — це комплексне вивчення об’єкта управління як одного цілого з розумінням частин його як цілеспрямованих підсистем і вивчення цих підсистем та взаємовідносин між ними. В цьому разі об’єкт управління розглядається як сукупність взаємопов’язаних елементів однієї складової динамічної системи, що перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх факторів (змінностей), пов’язаних процесами перетворення вхідного набору ресурсів в інші вихідні ресурси.

Складові елементи системи, наприклад, об’єкта управління називаються іноді підсистемами. Ці підсистеми в ряді випадків відіграють роль самостійних систем нижчого рівня. Такий підхід передбачає:

вивчення кожного елемента підсистеми в його взаємозв’язку і взаємодії з іншими елементами підсистеми;

дає змогу спостерігати зміни, що відбуваються в системі як результат зміни її основних елементів підсистем;

виявляти специфічні системні властивості, робити о᬴рунтовані припущення щодо закономірностей розвитку системи та визначати оптимальний режим її функціонування.

При цьому менеджер, який приймає управлінські рішення, має аналізувати взаємозв’язки частин об’єкта управління (його внутрішні змінності), об’єкта управління в цілому і зовнішнього щодо нього середовища (зовнішні змінності), а також пам’ятати, що кожне його рішення так чи так впливає на всі аспекти об’єкта управління. За цих умов набуває чинності ситуаційний підхід (contіngency approach), тобто концепція, яка стверджує, що оптимальне рішення є функція факторів середовища в самому об’єкті управління (внутрішні змінності) і навколишнього середовища (зовнішні змінності). Тобто йдеться про конкретні прийоми та концепції з визначеними конкретними ситуаціями для досягнення мети (з урахуванням усіх факторів) з найбільшим виграшем.