Проблеми інформаційного забезпечення процесу ухвалення управлінських рішень
Управлінська інформація у вигляді вхідного потоку для підготовки і ухвалення управлінських рішень повинна представляти собою множину певним чином упорядкованих, опрацьованих і проаналізованих корисних відомостей. Для того щоб відомості набули статусу управлінської інформації, вони мають пройти аналітико-синтетичне опрацювання. Обсяг цих відомостей визначається даними: про різні сторони, результати й умови функціонування об'єкта, які використовуються суб'єктом управління для організації управлінського впливу, включаючи параметри про підготовку, ухвалення та реалізацію ухвалення управлінських рішень і заснованих на них актів управління.
Управлінська інформація повинна трансформуватися в управлінське рішення, а останнє — в керівний (вольовий) вплив. Зміст управлінської інформації складається не тільки з відомостей про різні параметри діяльності об'єкта. Вона включає й параметри розпоряджень, рекомендацій та вказівок, які отримує суб'єкт управління з боку вищих органів. Вірогідний аспект зумовлюється параметрами з відомостей за джерелами, які не входять формально в цю систему управління. При цьому обсяг та якість інформації є найважливішою умовою ефективності процесу ухвалення управлінських рішень.
Все це зумовлює потребу пошуку відповідних засобів для підвищення ефективності збору, опрацювання, зберігання та видачі інформації в процесі підготовки та ухвалення управлінських рішень.
Сучасні автоматизовані інформаційні системи підтримки управлінських рішень істотно допомагають у процесі їх ухвалення, в умовах дії факторів часу, ризику і невизначеності. Це відбувається, коли фактори внутрішнього та зовнішнього середовища об'єкта невідомі, або коли фактичне значення їх не з'ясоване на короткому часовому проміжку, що пов'язано з пропускними можливостями каналів зв'язку. Те ж саме можна сказати і про рішення, які ухвалюються в умовах ризику, коли для оцінки ситуації застосовуються характеристики, які лише приблизно відображають той чи інший ступінь ймовірності.
Емпірично виведена аксіома, що в системах управління надмірна інформація не менш шкідлива, ніж її недостатність. Надмірна інформація розсіює увагу керівника і ускладнює вибір релевантних даних. А при недостатньому зіставленні та аналізі даних ентропія замінюється суб'єктивними оцінками особи. Таким чином в хід ідуть евристичні чинники. Ухвалення рішення у такому разі переходить зі сфери науки управління у сферу мистецтва управління.
Інформатизація інформаційно-аналітичного забезпечення покликана зняти гостроту вказаної проблеми, регулюючи необхідну насиченість інформаційних потоків. Для цього в системі соціального управління створюються такі комп'ютерні інформаційні системи, які розв'язують проблему. Вони трансформують ефективність організаційно-правового механізму упорядкування інформаційних зв'язків та стосунків, що виникають, здійснюються і відмирають між суб'єктами і об'єктами управління. Інформатизація процесу розробки управлінського рішення оптимізує процеси застосування певних методів і засобів накопичення, опрацювання, зберігання та передачі інформації. Важливим чинником є оптимізація процесу надходження даних із джерел їх виникнення до конкретних органів і ланок управління, які використовують їх як інформацію для вирішення покладених на них управлінських завдань через управлінські рішення.
Створення автоматизованих інформаційних систем на базі сучасних комп'ютерних технологій приводить до суттєвої зміни та удосконалення методик збору, опрацювання, зберігання та використання інформації в процесі ухвали управлінських рівень. При цьому на основі системного підходу забезпечуються розробки логічних і математичних методів збору, підготовки та відображення інформації, їх втілення як в інформаційних, так і системах управління.
Одним із перспективних завдань інформатизації інформаційно-аналітичного забезпечення соціального управління є розв'язання завдань створення методів аналізу інформації не тільки за типовими алгоритмами. Життя вимагає розробки ухвалення управлінських рішень і за певними варіативними алгоритмами відповідно до обраних "панорамних" критеріїв (ситуативних параметрів).
Прогностика зазначає аксіому, що рішення ухвалюється з прогнозуванням можливих його наслідків і підлягає розгляду на їхніх моделях, тим самим здійснюється дійовий контроль за виконанням рішень. Використання нових комп'ютерних інформаційних технологій в управлінні покликане здійснювати вплив на змістовну, якісну сторону управлінських рішень, на динаміку їх розробки, яка включає процес їх підготовки, узгодження, затвердження тощо.У когнітологічному аспекті, враховуючи, що ухвала управлінського рішення завжди включає такі суб'єктивні елементи, як знання, інтуїцію, здібності тощо, гостро стоїть проблема забезпечення об'єктивною інформацією суб'єктів управління про питання, що вирішуються. Це спонукає до пошуку кращих, більш оптимальних методів організації інформаційно-аналітичної роботи. Передумовами для цього є звільнення працівників від рутинних операцій, які складають значну частину дій щодо підготовки управлінських рішень. Маються на увазі реєстраційні, статистичні, інформаційно-довідкові операції, робота щодо систематизації матеріалів. По суті це операції, які забезпечують збір, опрацювання, зберігання, видання інформації, що складає технологію управлінської діяльності. У зв'язку з цим виникає потреба формування єдиної розподіленої інтегрованої системи інформаційно-аналітичного забезпечення. Ця ідея В. М. Глушкова сьогодні стає реальною у міру формування електронно-обчислювальних мереж і персональних комп'ютерів. Нині це розглядається як один із складних елементів такого світового явища інформаційного суспільства, як електронний уряд (е-уряд).