Нормування праці на підприємсті
Планування часу, відведеного на рішення тих або інших проблем, здійснюється з урахуванням їхньої раціональної черговості. Тобто спочатку плануються справи з фіксованим терміном виконання або потребуючі значних витрат часу, а також неприємні задачі, відкладання яких на потім небажано; далі випливає рутинна робота і виконання повсякденних обов'язків; нарешті, третє місце приділяється другорядним і епізодичним справам, що не віднімають багато часу, наприклад, читанню поточної кореспонденції, обходові робочих місць. Але в будь-якому випадку при плануванні встановлюється точний термін завершення роботи.
Якщо майбутній обсяг роботи в задані терміни може бути не виконаний, у плані передбачаються можливості їхній перенесення на більш пізній період.
Планом повинно охоплюватися не більш 60% робочого часу, а інше складають резерви на рішення непередбачених проблем, творчу діяльність, підвищення кваліфікації. Непередбачені проблеми виникають звичайно в зв'язку з несподіваними відвідувачами, телефонними дзвониками, необхідністю виправити раніше допущені помилки. Створення резервів часу значно підвищує гнучкість планів і полегшує коригування.Передумовою планування часу є його ретельне документування і контроль за його використанням, що дозволяють мати точні уявлення про нього, краще розподіляти здійснення тих або інших робіт, а також погоджувати свої дії в області планування часу з підлеглими і колегами.
На практиці існує декілька типів планів використання часу. Насамперед, це довгострокові, за допомогою яких розподіляється час на реалізацію великих життєвих цілей, що потребують багатьох років, а часом і десятиліть: одержання освіти, просування до визначеної посади по службовій драбині і т.п. До середньострокових планів можна віднести річні, фіксуючі розподіл часу для рішення великих, але більш конкретних задач, насамперед виробничого характеру.
До короткострокових планів використання робочого часу, що конкретизує середньострокові, відносять квартальні, місячні, декадні (тижневі), денні, кожний із який деталізує попередній. Для їхнього упорядкування необхідно визначити центральну, найбільше трудомістку задачу періоду, що повинна бути вирішена в його рамках; випливаючі із неї задачі, до рішення котрих потрібно приступити, і трудності, що у зв'язку з цим можуть виникнути.
У місячних планах витрата часу на кожний вид діяльності, включаючи необхідні резерви, передбачається вже в годинах. У декадних (тижневих) планах відбиті всі без виключення справи і час, необхідний для їхнього виконання. Якщо поставлена проблема за зазначений період не вирішується, роботу з нею починає інша особа.
Але найважливіший план - денний. Він містить у собі не більш десятка проблем, у тому числі не більш трьох першорядних, робота над якими здійснюється в першу чергу. Вони, а також самі неприємні справи плануються на ранкові години, із тим щоб до вечора їх удалася завершити. Однорідні задачі групуються в денному плані роботи блоками, що дозволяє не "перескакувати" з однієї проблеми на іншу і заощаджувати в такий спосіб час.
Одночасно в денному плані передбачаються обов'язкові перерви, що враховують як загальну працездатність людини, так і час, що минув з початку робочого дня. Чим більше часу пройшло, тим стрімкіше наростає втома, що позначається на ефективності роботи менеджера і спеціаліста. Дослідження показали, що за перші вісім годин робочого дня керівник у середньому приймає 9,3 рішень в час; протягом дев'ятої години -2,5 рішення; протягом десятої - 0,9 рішення.
При упорядкуванні денних планів використання часу обов'язково враховуються особливості індивідуальних біоритмов із таким розрахунком, щоб найбільше важкі задачі потрапляли на "пік" працездатності. У так званих "жайворонків" він припадає на ранкові години; "голуби" звичайно активні в середині робочого дня; а "сови" - надвечір. Проте при цьому не варто плутати біоритміку з процесом наростання фізичної втоми, що, природно, мінімальна в ранкові години і після достатньо тривалої перерви.
Знання всього цього дозволяє найбільше раціонально розподіляти важкі і легкі, прості і складні, відповідальні, напружені і ненапружені справи в рамках робочого дня і чергувати їх необхідним способом відповідно до коливань працездатності.
Як і всі інші, денні плани витрати часу складаються в писемній формі, тому що в такий спосіб закладені в них справи тяжче ігнорувати. Крім того, записи розвантажують пам'ять, дисциплінують, дозволяють чіткіше розподіляти роботу, робити її більш цілеспрямованою. По записах також легше контролювати виконання планів і оцінювати їхні результати.