Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності - секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначку «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення - оригінали, копії й виписки:

• оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія - це точне відтворення оригіналу. На копії докумен¬та обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час¬тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір¬ник - дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю - прості (односкладові) й складні;

строками зберігання - постійного, тривалого (понад 10 ро¬ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення - рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації - оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство¬рення називаються діловодством.

ОБЛІКОВО-ФІНАНСОВІ ДОКУМЕНТИ

Таблиця

Таблиця -це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку й за графами.

Матеріал у таблиці систематизований, на першому плані ви¬ступають цифри. У таблицях не використовуються дієслівні форми, прислівники. Найчастіше вживаються слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) примітки (якщо вони є) виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Таблиця має бути компактною і наочною.