Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів

Класифікація документів

Документ - основний вид ділового мовлення. Він фік¬сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єк¬тивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у за¬фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по¬рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності установ організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням - заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням - службові (офіційні) й особисті*

• службові документи створюються організаціями, підпри¬ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення - внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус¬тановами чи організаціями;

призначенням - організаційні, розпорядчі, довідково-інфор¬маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо¬бового складу;

напрямком - вхідні й вихідні;

формою - стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні - це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна¬ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкрет¬ному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх-друку¬ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання - звичайні безстрокові, термінові й ду¬же термінові:

• звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові - зі встановленим строком виконання. До них , належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);