Загальні правила оформлення службових документів

ПОГОДЖЕНО Начальник Управління керівних кадрів та навчальних закладів Мінверстатопрому України (підпис) А.С.Музика 14.07.97

Якщо погодження здійснюється колегіальним органом чи через службовий лист, то реквізит 24 оформляють так:

ПОГОДЖЕНО Лист Головархіву України 12.07.97 №01-04/84

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання методичної комісії з гуманітарних дисциплін 21.0.97 №02

або

Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:

Листок погодження додається ________ ________ (підпис) (дата)

Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою:

ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ Положення про систему ведення Українського класифікатора управлінської документації ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО Посада Посада _________ _____________ _________ _____________ (підпис) (розш.підпису) (підпис) (розш.підпису) Дата Дата ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО Посада Посада _________ _____________ _________ _____________ (підпис) (розш.підпису) (підпис) (розш.підпису) Дата Дата

Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).

Формою внутрішнього погодження є візування проекту документа. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:

Начальник юридичного відділу (підпис) Ф.Г.Науменко 24.09.97

Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки, наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Кондратьєв

Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:

Директор заводу (підпис) Ю.О.Слюсар

Головний бухгалтер (підпис) В.В.Жолоб

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.

Затверджують документи двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа - наказу, рішення чи постанови.

Перший спосіб: