Загальні правила оформлення службових документів
Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.
Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити і те і інше.
Замість повної назви вищого органу - міністерства чи відомства (реквізит 6) - можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом.
Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.
Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до “Поштових правил Міністерства зв'язку”.
На бланках для недержавних підприємств реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 - на нижньому березі. Реквізити 29, 31, в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.
2. Документи адресують підприємствам, організаціям, установам, фірмам, їхнім структурним підрозділам чи конкретній посадовій особі, наприклад:
Київський електромеханічний завод Відділ постачання та збуту
Київський електромеханічний завод Відділ постачання та збуту Старшому економістові п. Непийводі В.Г.
Якщо документ адресують керівникові підприємства, то назва цього підприємства входить до складу назви посади адресата, наприклад:
Директорові Херсонського цегельного комбінату ім. 40-річчя Перемоги п. Пасічнику О.І.
Якщо документ надсилають до кількох споріднених підприємств та організацій, то адресата зазначають узагальнено, наприклад:
Директорам підприємств та керівникам організаційУ документі має бути не більше ніж чотири адресати. Слово “Копія” перед другим, третім і четвертим адресатами не проставляють.
Направляючи документ більш як у чотири адреси, складають список надсилань, а на кожному документі зазначають лише одного адресата.
До складу реквізиту “Адреса” може входити і поштова адреса.
Адресуючи документ приватній особі, спочатку зазначають поштову адресу, а потім прізвище та ініціали одержувача, наприклад:
252134, Київ-134 вул.Пшенична, 17, кв. 24 п. Наливайку В.С.
Дати підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, оформляють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік, наприклад: 29.01.97. Можна спочатку зазначати рік, а потім місяць і день.
У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 09 березня 1997 р.
3. Погодження - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Реквізит 24 (гриф погодження) складається зі слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації), її особистого підпису, його розшифрування і дати, наприклад: