Мова і стиль службових документів

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують.

У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне...”, “Прошу надати...”;

від першої особи множини, наприклад: “Просимо надати...”;

від третьої особи однини, наприклад: “Міністерство не заперечує...”, “Управління вважає”.

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за рядом ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної - конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну основу тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської машинки), а змінну - вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:

Таблиця ______ - _______________________________________

номер назва таблиці

Заголовки граф

Головка

Підзаголовки граф

Рядки (горизонтальні рядки)

Боковик (графа для заголовків рядків) Графа (колонки)

Таблицю розташовують безпосередньо біля тексту, в якому про неї згадується вперше, або на наступній сторінці. Таблиці нумерують арабськими цифрами по порядку в межах розділу, крім тих, що наводять у додатках. Номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад: Таблиця 4.2 - друга таблиця четвертого розділу.Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами й розташовують угорі. Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, то таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною чи поруч, або переносять на наступну сторінку, повторюючи її головку та боковик. Поділяючи таблицю на частини, можна головку чи боковик заміняти відповідно номерами граф або рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами в першій частині таблиці.