Мова і стиль службових документів
Мова і стиль службових документів
План лекції.
Поняття мови і стилю.
Вимоги до тексту службових документів.
1. У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.
Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу.
Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не “я прошу”, а “інститут просить”). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.
Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:
Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.
Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні (“належний”, “вищевказаний” та ін.).
Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.
Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад “з метою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”.
Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов - речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.
Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.
2. Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним.
Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: складного тексту; анкети; таблиці; поєднання цих форм.
Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.
Текст службових документів складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній - рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.
Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад: “Відповідно до Указу Президента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.