Основні вимоги до оформлення документів
04.03.99 -четверте березня 1999р.
Деякі особливості датування документів у США: спочатку вказується місяць, потім день, рік.
04.03.99 -третє квітня 1999р.
Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме так 03.04.
У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).
Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.
На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.
12. Індекс (номер) документа. Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа.
Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.
Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, яке склало документ, номера справи, де залишилася копія (отпуск) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Наприклад, 03 - 10/214 - де 03 - шифр структурного підрозділу (відділ маркетингу, бухгалтерія і т. п.); 10 - номер справи, де зберігається копія документа; 214 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів в канцелярії.
Посилання на індекс і дату вхідного документа - проставляються тільки в листах - відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь.
Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.99 № 05 - 12 -154, ви обов'язково поставляєте посиланая на цей номер та дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, же має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.
Місце складання або видання оформляється відповідно до адміністративно-територіального розподілу країни. Наприклад, м.київ, м.Суми та смт. Жашків.
Гриф обмеження доступу до документа / «секретно», «Для службового користування» / розмінується в загаловочній частині документа.
Адресат /кому направляємо документ/.
Документ адресується установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу /У називному відмінку /.
Міністерство фінансів України
Планово-економічне управління
Відділ праці та заробітної плати
Можна адресувати документ посадовій особі: