Основні вимоги до оформлення документів
ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ресторану /підпис / О. П. Білоус 05.10. 99 Гриф затвердження розмішується в правилу кутку документа
й оформляється великими літерами.
При затвердженні документа розпорядчим актом:
Наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО наказом директора фірми від 04. 02. 00 №16
Документ що підлягає затвердженню, отримує юридичну силу лише з моменту його затвердження.
9. Проходження документів
Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження /31/, про контроль /20/, про виконання документа та ін. Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися.
При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження /31/. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля /реєстраційного штампа/.
Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення.Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й Ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа /що і як треба робити /; про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції.
На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточненім його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.
У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою. Перелік інших виконавців /співвиконавців / свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали,
Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення. Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те що і як спід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу «Прошу переговорити», «Прошу зайти до мене»не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно.
Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад:
Терміново вжити заходів щодо забезпечення...
Про результати і вжиті заходи повідомте заявників ...
Терміново відрядіть...
Негайно підготуйте листа...