Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами.
З'ясовуючи питання, ніколи не слід нападати на чужу думку, щоб відстояти свою точку зору. Не перебивайте співрозмовника, терпляче вислуховуйте і те, з чим не згодні.
Нечемно розпочинати супуручку, відстоюючи власну позицію. Дослухавши до кінця аргументи свого співрозмовника, можна стримано й коректно заперечити: "На мою думку, це...", "Я схильний думати, що...", - в жодному разі не вживаючи нетактовні форми відповіді опонентові: "Я краще знаю..."; "І зовсім це не так...". Бо через "так" чи "ні" суперечка затягнеться надовго.
У розмовах слід бути лаконічним, коли розповідь торкається маловажливих питань. Вибираючи теми з новим знайомим, треба зважати на його вік, стать, суспільний стан.Говорити тактовно, ніколи не вживати неприємного тону. Мовна та духовна культура не дозволять такого, що прикро вразило б когось із присутніх. Під час розмови потрібно стримувати свої почуття, ні в якому разі не слід глузувати зі співрозмовника - це образа, яку ніколи не пробачать. Треба постійно стежити за своєю інтонацією, яка збагачує зміст мови, надає їй певного відтінку. Засуджуючи співрозмовника за поганий вчинок, слід уникати критичної оцінки його особистості. У кожному разі - тактовністьщодо інших й емоційна стриманість щодо себе - не зашкодять справі і вашому успіху.
Не варто бути причепливим, дріб'язковим. Ввічлива форма відповідей необхідна, як і ввічливі запмтання.
КОМУНІКАТИВНІ ЗАСОБИ СПІЛКУВАННЯ
Щоб взаємини з людьми стали успішними, потрібна неабияка вправність, знання "техніки" спілкування, тобто майстерність володіння низкою засобів (прийомів) й уміле використання їх у процесі спілкування.
Засоби спілкування поділяються на словесні (вербальні) і несловесні (невербальні). До словесної техніки спілкування належать засоби повідомлення, його форма й риторичні прийоми. У свою чергу несловесна техніка охоплює: тон, темп та інтонацію мовлення, пантоміміку (пози, жести), контакт очима, міміку.
Вербальне спілкування. Кожного дня, спілкуючись з людьми, секретар-референт має виявляти мовну грамотність, що дає змогу повніше реалізувати свій потенціал. Насамперед слід добре володіти рідною мовою. Неодмінна вимога до ділової розмови - грамотність. Найбільш поширеним недоліком є помилки у вимові та наголосі, які відволікають від суті та сприяють негативному психологічному фону. Секретар-референт постійно стежить за своєю правильною вимовою та наголосом.
У діловому мовленні недопустиме вживання слів-паразитів: "так", "розумієте", "значить", які заповнюють паузи. Ці слова роблять мову невиразною, збідненою, зменшують її силу та емоційність.
Точність та ясність мовлення - найважливіша вимога до будь-якої ділової розмови. Щоб мовлення було чітким, потрібно вживати слова у тих значеннях, які за ними закріплені.
Дехто полюбляє пересипати свою мову "спеціальними" словами, інші не знаходять відповідників у рідній мові і використовують іноземні слова, іноді недоречно вживаючи їх у контексті.
Техніка мовлення. Стислість - важлива вимога ділового мовлення. Мовець не зловживає часом і терпінням слухача, запобігає непотрібним повторюванням, зайвій деталізації та словесному сміттю. Слова-паразити у розмові свідчать не тільки про предмет мовлення, про те, що він не розуміє точного значення запозиченого слова. Не слід повторювати одне й те ж саме іншими словами.
Щоб ділове спілкування було успішним, недостатньо знати специфіку ділового мовлення, його лексику, граматику та стилістику. Потрібно навчитися користуватися своєю мовою так, щоб зуміти зацікавити співрозмовника, вплинути на нього, вміти вести розмову з будь-ким, виступити перед будь-якою публікою.
Немає таких професій та спеціальностей, де б мистецтво володіння словом не використовувалось. Але для професії секретаря воно є обов'язковим. Адже йому постійно доводиться спілкуватися з людьми, вести бесіду, розмовляти по телефону, приймати відвідувачів. Однак недостатньо знати, що сказати, потрібно ще знати, що сказати, знати особливості ораторського мистецтва, володіти прийомами ораторської мови, вміло користуватися технікою мовлення.