Правила невербального інформування і тактовне застосування його методів секретарем у спілкуванні із керівником та відвідувачами.

Кажуть, що секретар-референт - обличчя установи. У чому ж полягає секрет його особистої привабливості? Може в чудовій зовнішності, розумі, модному вбранні, прикрасах? Ні. Люди не люблять тих, хто демонструє свою зверхність. Привабливою називають людину, яка доброзичливо й з повагою ставиться до інших. Виявляється це ставлення у манері поведінки: вираз очей та міміці обличчя, певних позах та жестах, тоні та тембрі голосу, у ставленні до співрозмовника.

Манера поведінки, стиль відіграють вирішальну роль у формуванні першого враження, але особистість розкривається найбільш повно у розмові, оскільки тоді проявляються освідченість, компетентність, ерудиція, вихованість, а також інші особисті та ділові якості секретаря-референта.

Професія секретаря-референта тісно пов'язана з людьми: у повсякденній роботі секретар здійснює безліч ділових контактів з керівником, співробітниками, відвідувачами та з телефонними абонентами. Запорукою успішного проведення ділової бесіди є компетентність, тактовність та володіння прийомами ведення ділової бесіди. Мовний етикет відрізняє хорошого секретаря від поганого передовсім умінням формулювати свої думки.

Отже, як саме нележить вести ділову бесіду?

Вона починається з так званого прийому: секретар, виявляючи готовність до слухання і зацікавленість у розмові, таким чином встановлює зі співрозмовником візуальний контакт. Стійкий візуальний контакт з людиною, що спілкується з секретарем, свідчить не лише про зацікавленність в розмові, але й стимулює співрозмовника продовжувати бесіду. Багато психологів радять починати бесіду з компліменту, що дає змогу зняти емоційну напругу.

Мистецтву спілкування, а, отже, мистецтву ввічливості та шанобливого ставлення до людини як до особистості, вчить, зрештою, життєвий досвід.

Розмовляючи з людьми, належить брати до уваги складність їхнього внутрішнього світу, психіки, характер і тип темпераменту, аби відшукати потрібний ключ і досягти потрібного ефекту. Підвищити можливості на успіх у діловому спілкуванні можна, якщо заздалегідь довідатись про спосіб мислення, позицію співрозмовника, його вади та переваги.

Щоб досягти мети у спілкуванні, секретар не тільки повинен мати певний фізичний та інтелектуальний потенціал, навички комунікації, а й знати правила ділового спілкування.

По-перше, потрібно уникати в розмові слова "я". Входити в інтереси інших та не випинати власну особистість - особлива достойність кожного спілкування. Необхідно уникати розмов, що неприємні співрозмовниковіта засмучують його. Теми слід обирати ті, які становлять спільний інтерес зі співрозмовником. Розмовляти не тільки про власні проблеми, а й про те, що цікавить інших. Однак цікавитися чужими інтимними справами недоречно і вкрай нечемно.

У товаристві необхідно уміло підтримувати розмову, правильно висловлюватися, не вживати вульгарних виразів, не переобтяжувати мову іноземною лексикою й абстрактнми поняттями. Адже мудре прислів'я мовить: "Малі люди вживають великі слова, а великі люди - малі".

Секретар, як ввічлива людина має відповідати на запитання чи розмовляти тією мовою, якою до нього звертаються. Однак у товаристві, де спілкуються однією мовою, розмовляти з кимось іншою не рекомендується.

Кожне слово в розмові має бути промовлене виразно та зрозуміло. Секретареві не слід викрикувати, привертаючи увагу сторонніх, як і мовити дуже тихо. Не варто виявляти свою нудьгу або втому.

Не слід перебивати співрозмовника. Свої сумніви або непорозуміння висловлювати чемно тільки по закінченні розмови і в найввічливішій формі.

Розмовляючи, варто дивитися на співбесідника і стежити за його реакцією, при потребі корегувати свої дії. Блукати поглядом по обличчю слухача або дивитися на будь-яку частину його обличчя не прийнято. Привернути до себе увагу можна завдяки логічності думки, периконливості аргументації, дотепності й емоційності відповіді. Секретареві не варто гарячкувати, поспішати залагодити справу, слід бути розважливим і приязним. Чемна людина, переконавшись у марності своїх зусиль зацікавити співрозмовника, припиняє розповідь, іде на поступки.