Організація документообігу

Використання в процесах створення і підготовці документів в комп’ютері, з однієї сторони, значно підвищела швидкість підготовки документів, з другої сторони призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі.

Таким чином у числі суб’єктивних причин, впливаючих на збільшення документообігу, ми бачимо як зв’язані з окремою особою ( діяльність керівника спеціаліста ), такі з порушенями вимог законодавства, з організацією документування. До суб’єктивних причин потрібно піднести нові технології, підготовка документів, які скоротили час на створення текста, його роздруковку і копіювання. Це рішення зроблене і відчизняними документознавцями і зарубіжними спеціалістами в області управління документацією.

2. Документообіг –рух документів організації з моменту їх створення або отримання до закінчення їх виконання або відправки.

Організація документообігу – це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.

Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, но і швидкість цього руху.

В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва – інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.З нечіткою організацією рух документів в теперішній час звязує багато недостатків організації документаційного забезпечення діяльності апарата управління. Наприклад процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складових: інформаційну підтримку рішення; документування рішення; контроль за його виконанням. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському аспекті із одного структурного підрозділа в другий, передачею від технічного виконання до спеціалістів а потім – до керівника.

Термін “Документообіг” появився в літературі у 1920-ті роки. В літературі того часу обоснована методика обстеження рухів документів, розроблена технологія їх доставки. Термін документообіг визначає рух документів і їх величину (кількіст), і тому в нормативних документах 1960-ті роки увагу приділялося не руху документів, а окремим технічним операціям, виконувальних в процесі його руху: прийняття, відправки і регістрації і т.д.

При розробці інформаційного забезпечення автоматизованих систем була створена методика вивчення маршрутів руха документоплинності, їх параметрі за допомогою матиматичних методів. Комплексне вивчення виробнцтва в апаратах управління різних урівнів в значній частині було присвячено проблемам організації руху документів. У результаті цих вивчень виявились типові недоліки в організації руху документів:

Відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і направленої діяльності;

Нараховано багато інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;

Не однократні повернення руху документа ( в процесі регістрації, редагування і друге );

Відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур’єрного зв’язку.

Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації путів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень.

Розробка основних положень ГСДОУ не принесли значних змін в концепцію руху документів. Проте в 1980-х роках в цілому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації. Ця інтеграція передбачала: