Організація документообігу

План

1.Проблема вдосконалення документообігу.

2.Поняття «Документообіг», його розвиток і нормативно-методична регламентація.

3.Прийом, обробка і розподілення вхідних документів.

4.Правила обробки вихідних документів.

1.Обсяг документації, створений в приміщеннях як всього світа, так й нашої країни, має тенденцію до постоянного і все більшого росту. У зв’язку з научно-технічним прогресом величина об’ємів управлінської документації проходить пропорціонально зміні росту об’ємів виробництва продукції і впровадження роботи. Це перша закономірність документостворення.

Ріст об’ємів виробництва приводить до стрімкого росту об’ємів інформації. В же час виробництво роботи в виробничій сфері росте набагато скоріше за виробництво роботи в управлінні. Цей розрив-одна із основних причин росту апарата управління всіх розвинутих країнах світу.

Причини росту об’єма документообігу поділяють на об’єктивні та субоб’єктивні.

Головними об’єктивними причинами збільшення об’ємів документів являється вплив научно-технічного прогреса, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури випущеної продукції, засвоєння нових районів, будування нових об’єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об’єми створених документів збільшуються з ростом кількості документних дій і кількість адресатів, яким ці направлені. Таким чином, збільшення або зменшення об’ємів документів значним чином зв’язанн з процесами документування.

До суб’єктивних причин відносяться:

Бюрократизація апарата управління з яокю зв’язане збільшення кількості провіряючих інструкцій. Все це приводить до створення документів, не обгрунтованих діловою необхідністю, для страхування на всякий випадок;

Незначні або недотримання управлінських структур законодавства, нормативних актів, установлених юридичними потребами до оформлення документів. В наслідок виникає недовіра до документів і їх перепровірок, створення нових документів;

Некваліфікаційне документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, нереальні строки виконання, обов’язково спричинить потік листів або доповідних записок управлінських організацій ( структурних підрозділів ) пояснювального характера.

Несвоєчасне, неякісне виконання доручень, договірних обов’язків, обрив строків їх виконання породжує потік документів з проханням перенесення строків, рекламаціями, претензіями і т.д.

Відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні постановлених перед ними завдань підштовхує постоянно звертатися до вищестоячих органів за поясненями або вирішеннями спорних питань;

Некомпетентність управлінського персонала в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору не цілеспрямованих варіантів їх рішень, що виражається у документуванні самих цих дій, а також випробувування прийнятого рішення;

Відсутність в управлінському апараті регламентації документосвідчення приводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документуваня індентичних функцій і містять аналогічну інформацію, або за викладом показників;

Широке розповсюдження копіювальної технікиі її безконтрольне використання в організаціях приводить до створення великої кількості документів, які використовуються в значній мірі;