Регулювання офертно-тендерних відносин
На тендерний комітет покладаються: проведення попередньої кваліфікації претендентів; прийняття, реєстрація та зберігання тендерних пропозицій (оферт), прийняття рішень за результатами оцінки; визначення переможця тендерів; документальне оформлення інформації щодо процедури й результатів їхнього проведення, підготовка звіту.Замовник контролює хід роботи, пов’язаної з проведення тендерів, вирішує найважливіші питання, що виникають у цьому процесі, затверджує протоколи засідань тендерного комітету, тендерну документацію, результати тендерів, розглядає скарги від претендентів, остаточні умови контракту з переможцем та підписує з ним контракт.
Оголошення про відкриті тендери та запрошення підрядчиків до участі в закритих тендерах або конкурентних переговорах дається замовником або організатором за умови готовності тендерної документації. Оголошення про тендери, крім вітчизняних газет і бюлетенів, підлягають обов’язковій публікації в офіційних міжнародних виданнях, якщо очікувана вартість замовлення перевищує 1 млн. доларів США .
Публікація оголошення про відкриті тендери або відправлення запрошень підрядчикам до участі в закритих тендерах мають здійснюватися за 1 — 6 місяців до закінчення строку подання та реєстрації тендерних пропозицій, залежно від складності замовлення й необхідного часу. Оголошення або запрошення мають містити інформацію щодо пропозиції: назву, адресу, телефони за¬мовника або організатора й тендерного комітету; назву й опис замовлення; джерело фінансування замовлення; строки, адресу й спосіб подання тендерних пропозицій (оферт) тощо.
За проведення відкритих тендерів з попередньою кваліфікацією претендентів тендерний комітет визначає склад інформації, яку повинні надати претенденти, готує та передає їм відповідні форми. Інформація претендентів має містити: копії документів, що засвідчують юридичний статус; місце реєстрації організації; копію ліцензії; довідку про щорічні обсяги виконаних будівельно-монтажних робіт за останні 3 роки у вартісному вираженні; перелік основних будівельних матеріалів, які передбачається використати для виконання замовлення із зазначенням їхнього виробника; відомості про кваліфікацію та досвід спеціалістів, які бра-тимуть участь у виконанні замовлення; звіт про фінансово-май¬новий стан, фінансові результати та баланс підприємства (претендента); пропозиції щодо залучення субпідрядчиків.
Після проведення попередньої кваліфікації складається список претендентів, які можуть взяти участь у тендері. Їх кількість доцільно обмежити шістьма учасниками. Список затверджується замовником, і кожному з претендентів, що залишилися в списку, надсилається офіційне запрошення взяти участь у тендері.
Тендерна документація має бути однаковою для всіх претендентів, а також недискримінаційною, однозначною для розуміння, містити вичерпну інформацію, необхідну для розроблення тендерних пропозицій, і не створювати ризику для підрядчиків за обставин та подій, які вони не можуть передбачати під час визначення ціни й на які не мають впливу. Тендерна документація затверджується замовником та містить такі документи: інструкцію для претендентів, форми контракту, тендерної пропозиції (оферти), кваліфікаційної оцінки претендентів, проектну документацію, перелік робіт, інформацію щодо способу надання тендерного забезпечення. Передача претендентам тендерної документації здійснюється за відповідну плату, яка охоплює витрати, безпосередньо пов’язані з її друкуванням та відправкою претендентам. Витрати замовника, пов’язані з розробленням тендерної документації, у зазначену суму не входять.
Порядок укладання договору полягає в тому, що одна зі сторін посилає іншій свою пропозицію про укладання угоди (оферту), а інша сторона за отримання оферти приймає рішення укласти договір (акцепт). Відповідно особа, яка робить пропозицію, є оферентом, а особа, яка приймає її, — акцептантом (адресатом).
Оферта — це пропозиція про укладання договору, що відповідає такими обов’язковим вимогам:
1.У пропозиції повинні бути вказані істотні умови договору, тобто вона має бути достатньо визначеною.
2.Пропозицію має бути зроблено з наміром укласти договір з акцептантом, який прийме її.
3.Пропозицію має бути зроблено одній або кільком конкретним особам.
Оферта має відповідати вимогам, визначеним у тендерній документації. Кожен претендент може подати тільки одну тендерну пропозицію (до того ж мовою, визначеною замовником в оголошенні та інструкції для претендентів), яка має містити: по два примірники заповнених форм тендерної пропозиції (оферти) та кваліфікаційної оцінки, тендерне забезпечення, перелік робіт з розрахунком їхньої вартості, альтернативні пропозиції (якщо такі передбачено). Альтернативна пропозиція — це пропозиція, яка надається разом з основною й містить умови, що відрізняються від неї.