Інформаційна система «Виробничі запаси»: облік і ревізія (на прикладі ДП «Угерський спиртовий завод»)
Перехід права власності на товари в дорозі і пов'язані з ним ризики та вигоди визначається умовами постачання. Перелік умов постачання наводиться у Міжнародних правилах інтерпретації комерційних термінів "Інкотермс", якими користуються в багатьох країнах світу, у тому числі в Україні. Найбільш поширені з них — FСА, ЕХW, FОВ та ін. [31, c.85].
FСА (франко-перевізник) означає, що продавець поставляє товар покупцеві, який буде і перевізником у визначене в угоді місце. Моментом переходу права власності буде отримання покупцем товару та документів на нього у визначеному в угоді місці. Подальші витрати на доставку товару здійснюються за рахунок покупця.
ЕХW (франко-завод) — покупець отримує товар безпосередньо на підприємстві виробника разом з документами. Момент передачі-отримання товару означає для продавця (виробника) факт передачі власності та всіх ризиків та вигод, пов'язаних з цим правом; для покупця — факт отримання товарів у власність. Перевезення товару від виробника (продавця) до покупця здійснюється за рахунок покупця.
FОВ (франко-борт, порт відвантаження зазначені) — моментом передачі права власності продавця вважається перехід товару за поручні судна в порту відвантаження. Усі дальші витрати з перевезення товару несе покупець.
Не вважається передачею фактичне відвантаження запасів зі складу підприємства за договорами посередництва. До посередництва відносять діяльність, за якою один суб'єкт підприємницької діяльності (посередник) за дорученням, в інтересах і за рахунок іншого суб'єкта (замовника) здійснює певні юридичні або фактичні дії з третіми особами, у тому числі забезпечує укладення та реалізацію господарських договорів між ними. Безпосереднім результатом посередницької діяльності за умовами укладених договорів є послуга, за яку посередник отримує оплату (комісійні). Можливі такі форми здійснення посередницьких операцій, що визначаються умовами укладених договорів: комісії, консигнації, схову, довірчого управління та ін.
Угоди комісії чи консигнації передбачають, що власник (комітент або консигнант) передає свій товар торговельному агенту (комісіонерові або консигнаторові) для реалізації. Така передача товару не вважається його вибуттям зі складу підприємства власника, хоч фактично він перебуває в агента, який бере на себе відповідальність за його збереження. В агента такі запаси обліковуються на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні", субрахунок 024 "Товари, прийняті на комісію". Після реалізації товару агент передає виручені кошти власникові за вирахуванням комісійних, що найчастіше становлять обумовлений відсоток від суми реалізації. Підприємство-власник запасів визнаватиме зменшення товарів лише після фактичного продажу агентом покупцям.
За договором схову майно, що передається на зберігання, залишається власністю сторони, що передала на відповідальне зберігання за оплату, і обліковується в складі його активів. Отримане на зберігання майно відображається в сторони, що зберігає (охоронця) на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні", субрахунок 023 "Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні".
При укладенні договору довірчого управління майно залишається на балансі власника (засновника довірчого управління). У довірчого керуючого воно обліковується на позабалансовому рахунку 02 "Активи на відповідальному зберіганні", субрахунок 025 "Майно в довірчому управлінні."
Не відображається вибуття запасів при їх передачі в переробку іншому підприємству (на сторону). Наприклад, підприємство займається складанням автомобілів. Для забезпечення ліпшої якості готових виробів необхідно здійснити гальванізацію окремих деталей. Підприємство не має гальванічного цеху і передає деталі на гальванізацію спеціалізованому підприємству, яке виконує ці роботи швидко та якісно. Після проведення робіт з гальванізації запасні частини повертаються на склад і готові до використання. Протягом усього цього періоду ці запасні частини обліковуються на балансі підприємства-власника.При укладенні договору застави (наприклад, як умова при отриманні позики) запаси підприємства (найчастіше це готова продукція) перебувають на складі підприємства, але не можуть використовуватися за призначенням (бути реалізовані або використані у виробничому процесі), їх використання можливе лише після завершення договору застави за умови повернення позики та відсотків за неї. При неповерненні позики (несвоєчасному поверненні) заставні запаси підлягають реалізації банком або іншою фінансовою установою, що надала позику.
Не визнаються запасами також суми попередньої оплати за запаси. У такому разі виникає заборгованість постачальника перед підприємством [10, c.350].