Документація й інвентаризація

Наступний контроль за господарською і фінансовою доцільністю господарських операцій, оформлених документами, що здійснюється працівниками бухгалтерії в процесі перевірки документів, в поєднанні з попереднім контролем забезпечує високу якість документів та облікової інформації, підвищує відповідальність посадових осіб за своєчасне та якісне складання, законність господарських операцій.

Якщо при перевірці документа, що надійшов від іншого господарства, виявлено помилку, то йому надсилають про це письмове повідомлення. Після цього треба простежити за отриманням повідомлення про те, що господарство зробило необхідні виправлення у своїх записах. В обліку підприємства необхідно відразу зробити правильні записи на підставі окремого розрахунку, що додається до документа, в якому виявлено помилку. Виняток з цього правилу роблять на практиці тільки для документів, одержаних від установ банків. Якщо у виписці банку з поточного або іншого рахунка підприємства показано помилкову суму (на списання чи зарахування грошових коштів), то підприємство робить у себе цей самий запис, відносячи цю суму на рахунок банку по претензіях. Одночасно підприємство вживає заходів, щоб банк виправив у себе помилкові записи. У себе в обліку підприємство повторює записи, зроблені установою банку.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню - розцінці (таксуванню), групуванню і контируванню.

Розцінка {таксування) документів полягає в проставленні у відповідних графах 0документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформлених натуральних показників господарської операції. Необхідність в розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надходять до бухгалтерії, має тільки натуральні (або трудові) вимірники. Так, в документах, якими оформляють надходження і видаток матеріальних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), в момент складання записують тільки кількісні показники, а тому потребують проставлення ціни і суми. Документи, в яких в один з обов'язкових реквізитів при складанні входить грошовий вимірник (ціна і сума), розцінці не підлягають.Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі. На багатьох підприємствах групувальні і накопичувальні відомості об'єднуються в одному документі. Для цього дані первинних документів систематизують (групують) в процесі їх накопичення.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бухгалтерських проводок. Здебільшого бухгалтерську проводку складають на бланку того документа, яким оформлена господарська операція. Запис роблять від руки на вільному місці документа або у відтиску спеціального штампу, що має графи для відображення шифрів (номерів) кореспондуючих рахунків і суми. На бланках окремих документів (прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти тощо) для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні графи. В окремих випадках для складання бухгалтерської проводки користуються меморіальними ордерами.

Проте найчастіше використовують облікові регістри, в яких запис сум господарських операцій, що в них реєструються, поєднується з групуванням за кореспондуючими рахунками (журнали-ордери та допоміжні відомості до них). Тим самим наприкінці кожного місяця при підбитті підсумків автоматично одержують бухгалтерську проводку. Це значно спрощує і скорочує техніку облікової реєстрації.

Від правильності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій і достовірність показників діяльності підприємства. Це вимагає від облікових працівників високого рівня економічних знань і ділової кваліфікації.

Оформлені бухгалтерськими проводками документи використовуються для відображення господарських операцій, що в них містяться, в регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання: при ручному опрацюванні - дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині - відтиск штампу оператора, відповідального за їх опрацювання. Всі документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають погашенню штампом або надписом від руки "Одержано" або "Виплачено" із зазначенням дати.

Перенесення інформації з первинних документів в облікові регістри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацювання (у бухгалтерію або на обчислювальні установки), але не пізніше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної звітності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облікових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх.