Журнал реєстрації господарських процесів

Документація, це основа обліку. Вона на стільки важлива, що не приділити їй особливої уваги ми не могли. У першу чергу необхідно відзначити, що форми первинного обліку затверджені Наказами №№ 145, 192, 193, 253 і 352. Кожна з перерахованих у даних наказах форм, їх ще називають - типовими, призначена для документального підтвердження здійснення визначених операцій. Але ці типові форми не покривають і не можуть покрити весь спектр господарських операцій, що здійснюються підприємствами. У зв'язку з цим підприємства в разі потреби, можуть розробляти, затверджувати і використовувати для потреб внутрішньогосподарського обліку свої, не типові, форми документів. При цьому необхідно щоб вони мали обов'язкові реквізити, визначені Положенням №88 і були включені в графіку документообігу.

Ми будемо знайомити вас по мірі вивчення відповідних тем із усіма типовими, затвердженими даними наказами, і найбільш розповсюдженими на практиці нетиповими формами документів. А зараз для більш повного і чіткого розуміння процесу документування господарських операцій розглянемо невеликий приклад, що на нашу думку, досить яскраво його ілюструє.

Приклад

ТОВ "День" уклало з ТОВ "Радуга" договір закупівлі-продажу №151 від 08.03.03 р. на покупку телевізорів "Sumsung" у кількості 20 шт. за ціною 1000,00 грн. Договором передбачено, що першою подією є відвантаження, тобто спочатку телевізори передаються ТОВ "День", а після цього на протязі трьох робочих днів здійснюється їхня оплата.

Процес одержання телевізорів і його документування відбувається в такий спосіб.

1. Бухгалтером Ніколаєнко В.В., відповідальним за оформлення і видачу довірень на експедитора ТОВ "День" Петрова П.П. була виписана довіреність (Ф. № М-2) на одержання від ТОВ "Радуга" телевізорів у кількості 20 шт. У бухгалтерському обліку (бухгалтерськими проводками) дана операція не відображається;

ТОВ "День", м. Київ, вул. Нестеренко, 1 підприємство- одержувач і його адреса ідентифікаційний код ЄДРПОУ 44441111 ТОВ "День", м. Київ, вул. Нестеренко підприємство-платник і його адреса рахунок 260055550033 МФО 320050 Святошиннське від. АКБ "Хрещатик" (найменування банку) Бланк суворої звітності Типова форма N М-2 ЗАТВЕРДЖЕНА наказом Мінстату України від 21 червня 1996 р. N 192 Довіреність дійсна до 13 березня 2003 р. ДОВІРЕНІСТЬ СНН № 215884 серія Дата видачі 10 березня 2003 р. Видано ________________експедитору Петрову П.П. ________________ (посада, прізвище, ім'я, по батькові) документ, що засвідчує особу ___паспорт___________________________ серія __ММ______ N __319887________ від 09 листопада 1996 р. виданий Дарницьким РУ ГУ МВС України в м. Києві (ким виданий документ) на отримання від _______ТОВ "Радуга"_______________________________ (найменування організації постачальника) цінностей за Договором №151 від 08.03.03 р. (N і дата наряду) Зворотна сторона форми N М-2 Перелік цінностей, які належить отримати: NN п/п Найменування цінностей Одиниця виміру Кількість (прописом) 1 2 3 4 1 Телевізори "Sumsung" шт. Двадцять--------------------- Підпис _____Петров П.П.__________________________ засвідчую (зразок підпису особи, що одержала довіреність) Керівник підприємства Сивидов М.М. Головний бухгалтер Карцев В.В. Місце печатки

2. Дана довіреність була зареєстровано в журналі реєстрації виданих довірень форми М-3 (далі журнал реєстрації) і видана Петрову П.П., що підтверджено його підписом у журналі реєстрації. Крім цього Петров П.П. поставив свій підпис на довіреності (дивися бланк довіреності) і вона була засвідчена печаткою і підписами директора Сивидовим М.М. і головного бухгалтера Карцевим В.В. ТОВ "День". У бухгалтерському обліку дана операція не відображається;

підприємство___ТОВ "День"___________ _______________________________________ ідентифікаційний код ЄДРПОУ 44441111______________________ Типова форма № М-3 код за УКУД________________________ ЖУРНАЛ реєстрації довіреностей за 200 ___ р. № п/п до- віре- ності Дата видачі Строк дії дові реності Посада і прізви ще особи, якій видано дові- реність Най- ме- нуван- ня поста- чаль- ника № і дата контракту, наряду, рахунку, специ- фікації та іншого доку- мента або повідо- млення Роз- писка особи, що одер- жала дові- реність Від- мітка про вико- ристан- ня дові- реності (№ і дата доку- мента) 1 2 3 4 5 6 7 8 215884 10.03.03 13.03.03 Экспе- дитор Петров П.П. ООО "Радуга" №151 от 08.03.033. Петров П.П. після прибуття на ТОВ "Радуга" пред'явив у бухгалтерію довіреність і свій паспорт (можливо водійське посвідчення чи будь-який інший документ, що засвідчує його особу) у підтвердження його права на одержання телевізорів "Sumsung" призначених для ТОВ "День". Бухгалтерія ТОВ "Радуга", звіривши дані довіреності з паспортними даними Петрова П.П. і умовами договору закупівлі-продажу №151 від 08.03.03 р., підшиває довіреність в паку довіреностей, що надійшли, реєструє її в журналі і виписує "Накладну на відпустку товарно-матеріальних цінностей" форми М-20 (далі накладна М-20). Накладна М-20 виписується в двох (можливо в трьох) екземплярах на видачу 20 телевізорів "Sumsung" Петрову П.П., як довіреній особі ТОВ "День", з центрального складу ТОВ "Радуга" комірником Григоришиним К.С. У накладній М-20 обов'язково повинна бути зазначена довіреність (№ і дата) на підставі якої вона була виписана. Накладну М-20 повинні підписати головний бухгалтер і директор ТОВ "Радуга" після чого вона передається комірнику Григоришину К.С. У бухгалтерському обліку дана операція не відображається;