Форми бухгалтерського обліку
Отже, при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку будова облікових регістрів забезпечує поточний запис господарсь¬ких операцій за шаховим принципом.
По деяких синтетичних рахунках ("Каса", "Поточний раху¬нок", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками" тощо) ведуть окремі журнали-ордери. Проте, більшість журналів-ордерів призначені для запису операцій не по одному, а по декількох взаємопов'язаних рахунках. Так, журнал-ордер № 13 призначений для відображення господарських операцій по кре¬диту рахунків "Основні засоби", "Знос основних запасів", "Статутний капітал", що дає закінчену характеристику руху ос¬новних засобів, їх зносу та пов'язані з ним зміни статутного капіталу.
Для прикладу розглянемо будову і порядок записів у журналі-ордері № 7 по рахунку "Розрахунки з підзвітними особа¬ми". Як видно, у цьому журналі-ордері аналітичний і синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами забезпе¬чується в єдиній системі записів. Аналітичний облік ведуть за виданими в підзвіт коштами і здійснюють записи позиційним (лінійним) способом. Кожній підзвітній особі в журналі відведе¬но окремий рядок, у якому записують суму виданого авансу, суму витрат, списаних на підставі авансового звіту, а також за¬лишок невикористаного авансу. Узагальнені (синтетичні) дані по рахунку "Розрахунки з підзвітними особами" одержують шляхом підведення підсумків по аналітичних рахунках у жур¬налі-ордері.
Отже, важливою особливістю будови окремих журналів-ордерів є поєднання в одному обліковому регістрі синтетичного й аналітичного обліку.
По рахунках, які охоплюють велику кількість облічуваних об'єктів (основні засоби, матеріали, паливо, розрахунки по оплаті праці тощо), аналітичний облік ведуть так само, як і при інших формах обліку - на картках або в книгах. Аналітичний облік касових операцій, як і при інших формах обліку, здійснюється у Касовій книзі.
Однією із суттєвих переваг журнально-ордерної форми обліку перед іншими формами є пристосованість облікових регістрів для складання звітності. Для цього в журналах-ордерах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і здійснюється поточний облік. Це дає змогу без додат¬кових вибірок і розрахунків одержувати безпосередньо із облікових регістрів інформацію для складання звітності.
Таким чином, важливою особливістю журналів-ордерів є при¬стосованість облікових регістрів для складання звітності.
Як зазначалося раніше, записи у журнали-ордери здійсню¬ють у хронологічному порядку в міру надходження і опрацю¬вання документів. На кожному документі вказують номер журналу-ордера і порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають у окремих папках і підшивають в поряд¬ку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, що забезпечує можливість швидкого знаходження потрібного до¬кумента. Журнали-ордери можуть складатися також за допо¬могою використання обчислювальної техніки.
Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, які обов'язково звіряють з доку¬ментами, які послужили підставою для записів. Загальний підсумок по кредиту рахунка в журналі-ордері порівнюють з підсумками кореспондуючих по дебету рахунків. Це забезпе¬чує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Оборотні відомості складають тільки по тих рахунках, по яких ведуть картки (книги) аналітичного обліку.
Після закінчення місяця журнали-ордери і допоміжні відо¬мості до них підписуються працівниками бухгалтерії, що скла¬дали їх, і головним бухгалтером. Місячні обороти журналів-ордерів переносять у Головну книгу, про що роблять відповідні позначки.
Головна книга призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку журналів-ордерів, перевірки правиль¬ності облікових записів і складання балансу. Для кожного син¬тетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів журналів-ордерів - окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів у Головну книгу переносять загальним підсумком (оскільки розгорнуто за ко¬респондуючими рахунками вони відображаються у журналі-ордері); дебетові обороти записують окремими сумами із різних журналів-ордерів (щоб показати кореспонденцію дебето¬вого обороту). Таким чином, журнали-ордери і Головна книга взаємно доповнюють одне одного і дають розгорнуту корес¬понденцію по дебету і кредиту кожного синтетичного рахунка.
Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Го¬ловної книги виводять залишок (сальдо), який записується в окрему графу. За даними Головної книги складають бухгал¬терський баланс. Складати оборотну відомість по синтетичних рахунках при цій формі обліку немає потреби.Після складання балансу журнали-ордери здають до бухгал¬терського архіву, де їх переплітають в окремі папки з дотри¬манням хронологічної послідовності.