Форми бухгалтерського обліку

Меморіальні ордери складають на окремих бланках або на самому документі, якщо на ньому відтворена (друкарським або іншим способом) форма ордера. Меморіальні ордери реєстру¬ють у хронологічному регістрі синтетичного обліку - Реєстра¬ційному журналі. Нумерацію меморіальних ордерів щомісячно починають з першого номера.Реєстраційний журнал призначений для забезпечення збере¬ження меморіальних ордерів, й також для наступної перевірки повноти і правильності записів господарських операцій в систе¬мі рахунків. Цю перевірку здійснюють шляхом звірки місячних підсумків реєстраційного журналу з підсумками оборотів по де¬бету і кредиту синтетичних рахунків в оборотній відомості.

Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Го¬ловну книгу, яка є систематичним регістром синтетичного обліку. Рахунки у Головній книзі будують за шаховим принци¬пом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. Така будова Головної книги полегшує конт¬роль кореспондуючих рахунків, дає змогу аналізувати обороти за даними рахунків синтетичного обліку. Тому Головну книгу часто називають контрольною відомістю, а саму форму бухгал¬терського обліку - контрольно-шаховою.

Кожний запис на дебеті рахунка Головної книги одночасно показує кореспондуючий рахунок по кредиту і, навпаки, запис на кредиті рахунка - кореспондуючий рахунок по дебету. Тому кожний запис у Голов¬ну книгу роблять двічі: один раз на дебеті, другий раз - на кредиті відповідних рахунків. Після закінчення місяця по кож¬ному рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту, виз¬начають залишки і складають оборотну відомість. При цьому будова Головної книги дозволяє складати оборотну відомість по синтетичних рахунках не тільки простої, а й шахової форми.

Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть, як правило, на картках, а касових операцій - у Касовій книзі. Записи в регістри аналітичного обліку роблять із первинних документів, доданих до меморіального ордера. Після закінчен¬ня місяця підраховують підсумки і складають оборотні (або сальдові) відомості по рахунках аналітичного обліку. Дані цих відомостей звіряють з оборотами і залишками відповідних син¬тетичних рахунків. Цим досягається взаємна перевірка до¬стовірності записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Після звірки записів за даними рахунків складають ба¬ланс та інші форми звітності.

Меморіально-ордерна форма обліку свого часу відповідала вимогам, поставленим до бухгалтерського обліку. Поєднання синтетичного обліку у книгах з аналітичним обліком на карт¬ках дає змогу використати їх переваги. Використання меморіальних ордерів сприяє упорядкуванню систематичного обліку, а перевірка дебетових і кредитових оборотів по рахун¬ках Головної книги з оборотом реєстраційного журналу дає можливість встановити повноту і правильність записів і усуну¬ти помилки (якщо вони мали місце).

Проте, при певних перевагах, меморіально-ордерна форма має суттєві недоліки, а саме:

- складання значної кількості документів бухгалтерського оформлення (меморіальних ордерів) створює зайву проміжну ланку між виправдними документами й обліковими регістрами;

- багаторазовість записів господарських операцій (у реєстраційному журналі, двічі на синтетичних рахунках Голов¬ної книги, на аналітичних рахунках) і пов'язані з цим зайві за¬трати праці;

- роз'єднаність синтетичного й аналітичного обліку, що часто призводить до відставання записів на аналітичні рахунки від записів на синтетичні;

- віднесення значного обсягу робіт (звірка даних хроно¬логічного й систематичного обліку, а також синтетичного й. аналітичного обліку, виправлення помилок тощо) на кінець місяця, що зумовлює нерівномірність завантаження облікових працівників, відставання у складанні і поданні звітності;

- недостатня пристосованість облікових регістрів для отри¬мання необхідної інформації для складання звітності, що зу¬мовлює необхідність додаткових вибірок і розрахунків у про¬цесі складання звітності.

Окрім цього, меморіально-ордерна форма обліку розрахова¬на в основному на ручну працю або використання обчислю¬вальної техніки на окремих ділянках обліку (нарахування заробітної плати тощо) і не пристосована до комплексної авто¬матизації облікової інформації із застосуванням сучасної об¬числювальної техніки. Тому перелічені недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку суттєво обмежують її застосування.