Подвійний запис як елемент методу бухгалтерського обліку

Порушення нихрівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах під час складання оборотної відомості.За допомогою оборотної відомості за синтетичними рахунками можна виявляти помилки в облікових записах, зумовлені порушенням правила подвійного запису, коли сума операції записана за дебетом одного рахунка, але пропущена за кредитом іншого (або навпаки), або коли за дебетом одного рахунка операція записана в одній сумі, а за кредитом другого — в іншій. У цьому разі буде порушено рівність підсумків оборотів за місяць за дебетом і кредитом рахунків в оборотній відомості, а також рівність залишків на них на наступну звітну дату.

Якщо ж господарська операція записана на рахунок у неправильній кореспонденції або в неправильній, але однаковій сумі чи була зовсім пропущена або, навпаки, записана двічі, тобто коли помилка виходить за межі порушення правила подвійного запису, оборотна відомість не забезпечує її виявлення. Такі помилки виявляють іншими способами. Зокрема, повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють порівнянням; підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості та з підсумком реєстраційного журналу, де в хронологічному порядку зареєстровані господарські операції, здійснені за звітний місяць. У разі правильних облікових записів на рахунках підсумок реєстраційного журналу (хронологічний облік) має дорівнювати підсумкам оборотів за дебетом і кредитом рахунків в оборотній відомості (систематичний облік). Помилки, зумовлені порушенням встановленої кореспонденції рахунків, виявляють за допомогою первинних документів, що були підставою для складання бухгалтерської проводки, записаної на рахунках.

Оборотну відомість за синтетичними рахунками використовують для складання бухгалтерського балансу на наступну звітну дату (на перше число наступного за звітним місяця). Підсумкові залишки на рахунках оборотної відомості показують наявність і розміщення господарських засобів (дебетові залипши), а також джерела їх формування (кредитові залишки). Ці залишки рахунків переносять у баланс, в якому рахунки, що мають дебетові залишки, записують в активи, а ті, що мають кредитові залишки, — у пасиви балансу.

Проте слід зауважити, що складання балансу — не механічне перенесення в балансову таблицю залишків рахунків, наведених в оборотній відомості. Оборотна відомість містить тільки попередні показники про наявні господарські ресурси та їх джерела на звітну дату. Визначені в ній залишки перевіряють і уточнюють перед складанням балансу. Тому оборотну відомість за синтетичними рахунками називають ще перевірочним балансом. її показники використовують також для аналізу й оцінки загальних змін господарських ресурсів та їх джерел.

Так, з наведеної оборотної відомості (див. табл. 4.1) випливає, що господарські засоби за звітний місяць збільшилися на 172000 грн (1024000 - 852000), зокрема за рахунок збільшення основних засобів — на 78000 грн (790000 - 712000), матеріальних запасів — на 44000 грн (80000 - 36000), затрату виробництво —на 100000 грн (104000 - 4000); залишок грошових коштів у касі також збільшився на 28000 грн (30000 - 2000) за рахунок їх зменшення на розрахунковому рахунку в банку на 78000 грн (98000 - 20000). Зміни в господарських засобах зумовили зміни й у джерелах їх формування: статутний фонд збільшився на 78000 грн (895000 - 817000), а заборгованість постачальникам — на 99000 грн (114000 - 15000) за зменшення заборгованості банку за кредитами на 5000 грн (20000 - 15000).

Отже, оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти та правильності облікових записів і складання балансу, а також отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів і джерел їх формування, необхідної для управління діяльністю господарства.

Крім оборотних відомостей за рахунками синтетичного обліку на підприємствах складають також оборотні відомості за аналітичними рахунками. Техніка їх складання така сама, як і для оборотних відомостей за синтетичними рахунками. Відмінність полягає лише в тому, що за синтетичними рахунками щомісячно складають одну оборотну відомість, а за аналітичними — за кожною групою рахунків, що ведуться до відповідного синтетичного рахунка.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками за змістом можуть різнитися, що зумовлено особливостями обліковуваних на рахунках об’єктів. Так, аналітичний облік товарно-матеріальних цінностей ведуть як у натуральних, так і у грошовому вимірнику, тому в оборотних відомостях за аналітичними рахунками таких цінностей передбачені графи для запису їх кількості, ціни й вартості. Для початкового та підсумкового залишків в оборотних відомостях за такими рахунками відводять тільки одну графу, бо кредитового залишку на матеріальних рахунках не може бути.

Аналітичний облік розрахунків і джерел засобів ведуть тільки у грошовому вираженні, тому в оборотних відомостях за такими рахунками передбачені графи лише для грошового вимірника.На відміну від оборотної відомості за синтетичними рахунками оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку не мають трьох пар однакових підсумків. Це пояснюється тим, що кожну оборотну відомість за рахунками аналітичного обліку складають тільки за одним синтетичним рахунком.