Рахунки бухгалтерського обліку і подвійний запис

Облік, що здійснюється за допомогою синтетичних рахунків, називається синтетичним обліком. Цей облік необхідний для одержання узагальненої інформації про діяльність господарства, аналізу цієї діяльності і планування. Проте для оперативного керівництва господарством і контролю за збереженням і раціональним використанням ресурсів замало тільки узагальненої інформації, потрібна детальніша інформація про наявність і зміни кожного виду засобів, джерел, здійснення певних господарських процесів. Так, потрібна інформація як про загальну вартість виробничих запасів та їх використання, так і про запаси конкретних видів матеріальних цінностей за їх найменуваннями, сортами, розмірами тощо; в обліку розрахунків по оплаті праці, крім узагальненої інформації, потрібні відомості про розрахунки з кожним окремим працівником і т. д. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних рахунків.Аналітичними називають рахунки, призначені для обліку наявності і змін конкретних видів засобів, їх джерел і господарських процесів.

Облік, що здійснюється за допомогою аналітичних рахунків, називається аналітичним обліком.

Кількість аналітичних рахунків по відповідному синтетичному рахунку визначається кожним підприємством залежно від наявності об'єктів, що підлягають обліку. В аналітичному обліку, поряд з грошовим, використовують натуральні й трудові вимірники.

Синтетичні й аналітичні рахунки тісно взаємопов'язані між собою, оскільки на них на підставі одних і тих же документів відображаються одні і ті ж господарські операції, але з різним ступенем деталізації; на синтетичному рахунку - загальною сумою, а на аналітичних рахунках до нього - частковими сумами. Коли дебетується або кредитується синтетичний рахунок, то одночасно дебетуються і кредитуються відповідні аналітичні рахунки до нього. Звідси, обороти і залишки аналітичних рахунків в підсумку повинні дорівнювати оборотам і залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити;:

Правильність облікових записів на аналітичних рахунках періодично перевіряється за допомогою інвентаризації, що забезпечує достовірність показників про їх залишки.

Рахунки аналітичного обліку можуть об'єднуватися безпосередньо відповідним синтетичним рахунком (наприклад, рахунки "Виробництво", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", "Розрахунки з підзвітними особами" та ін.). Проте в окремих випадках виникає необхідність у додатковому групуванні однорідних аналітичних рахунків в межах синтетичного і рахунка для отримання узагальнених показників (по групі аналітичних рахунків), необхідних для управління, складання балансу та інших форм звітності. Таке групування здійснюється за допомогою субрахунків. Так, по синтетичному рахунку "Товари" аналітичні рахунки групують за субрахунками: "Товари на складі", "Товари в торгівлі", "Товари на комісії", "Тара під товарами"; по рахунку "Каса" - за субрахунками: "Каса в національній валюті", "Каса в іноземній валюті" тощо. Подальшою деталізацією субрахунків є аналітичні рахунки, які відображають наявність і зміни окремих об'єктів за найменуваннями, розмірами, сортами, місцем знаходження (зберіганням, експлуатацією), матеріально відповідальними особами тощо.

Отже, субрахунки об'єднують відповідні групи аналітичних рахунків і, в свою чергу, узагальнюються синтетичним рахунком.

5. Взаємозв'язок між балансом і рахунками

Між бухгалтерським балансом і рахунками існує тісний взаємозв'язок, оскільки вони відображають одні і ті ж господарські засоби та їх джерела. Баланс, як відомо, відображає наявність господарських засобів та джерел їх формування у вартісному вимірнику на звітну дату. Для відображення змін цих засобів та їх джерел призначені рахунки. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, залишки якого на початок місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках (що служать для обліку господарських засобів) - по дебету, на пасивних (призначених для обліку джерел засобів) - по кредиту. Подвійний запис господарських операцій на рахунках зумовлює рівність підсумків дебетових залишків активних рахунків і кредитових залишків пасивних рахунків. За цими залишками на рахунках складають баланс на наступну звітну дату (на 1-ше число наступного за звітним місяця).

Схематично взаємозв'язок між балансами і рахунками можна зобразити так: Баланс  Рахунки  Баланс.

Взаємозв'язок між балансом і рахунками розглянемо на прикладі.

Баланс підприємства на 1 січня 2000 р.