Рахунки бухгалтерського обліку і подвійний запис

За допомогою оборотної відомості по синтетичних рахунках можуть бути виявлені в облікових записах помилки, зумовлені порушенням правила подвійного запису: якщо сума операції записана на дебеті одного рахунка, а на кредиті іншого пропущена (або навпаки), або коли на дебеті рахунка дана операція записана в одній сумі, а на кредиті другого рахунка - в іншій. В цих випадках буде порушена рівність підсумків оборотів за місяць по дебету і кредиту рахунків в оборотній відомості, а також рівність залишків на них на наступну звітну дату.Якщо ж господарська операція записана на рахунок в неправильній кореспонденції або в неправильній, але в однаковій сумі, або була зовсім пропущена чи, навпаки, записана двічі, тобто коли помилка виходить за межі порушення правила подвійного запису, то оборотна відомість не забезпечує її виявлення. Такі помилки виявляють іншими способами. Зокрема, повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють порівнянням підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості з підсумком реєстраційного журналу, в якому в хронологічному порядку зареєстровані господарські операції, здійснені за звітний місяць. При правильних облікових записах на рахунках підсумок реєстраційного журналу (хронологічний облік) має дорівнювати підсумкам оборотів по дебету і кредиту рахунків в оборотній відомості. Помилки, зумовлені порушенням встановленої кореспонденції рахунків, виявляють на підставі первинних документів, що послужили підставою для складання бухгалтерських проводок, записаних на рахунках.

Оборотну відомість по синтетичних рахунках використовують для складання бухгалтерського балансу на наступну звітну дату (на 1-ше число наступного за звітним місяця). Кінцеві залишки на рахунках оборотної відомості показують наявність і розміщення господарських засобів (дебетові залишки), а також джерела їх формування (кредитові залишки). Ці залишки рахунків переносять у баланс, в якому рахунки, що мають дебетові залишки, записують в активі, а рахунки, що мають кредитові залишки, - в пасиві балансу.

Проте треба зауважити, що складання балансу - це не механічне перенесення в балансову таблицю залишків рахунків, наведених в оборотній відомості. Оборотна відомість містить тільки попередні показники про наявні господарські ресурси та їх джерела на звітну дату. Визначені в ній залишки перед складанням балансу перевіряють і уточнюють. Тому оборотну відомість по синтетичних рахунках називають ще перевірочним балансом.

Показники оборотної відомості по синтетичних рахунках використовують також для аналізу й оцінки загальних змін господарських ресурсів та їх джерел. Так, з наведеної оборотної відомості видно, що господарські засоби за звітний місяць збільшилися на 262 000 грн. (1 114 000 - 852 000), у тому числі за рахунок збільшення основних засобів на 168 000 грн. (880 000 - 712 000), матеріальних запасів - на 44 000 грн. (80 000 - 36 000), затрат на незавершене виробництво -- на 100 000 грн. (104 000 - 4 000); збільшився також залишок грошових коштів у касі на 28 000 грн. (30 000 - 2 000) при одночасному їх зменшенні на поточному рахунку в банку - на 78 000 грн. (98 000 - 20 000). Зміни в господарських засобах зумовили зміни і в джерелах їх формування: збільшився статутний капітал на 168 000 грн. (985 000-817 000), а також заборгованість постачальникам - на 99 000 грн. (114 000 - 15 000), при одночасному зменшенні заборгованості банку по короткострокових кредитах - на 5 000 грн. (20 000 - 15 000).

Отже, оборотна відомість по синтетичних рахунках є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і складання балансу, а також: отримання узагальненої інформації про наявність і зміни господарських ресурсів та джерел їх формування, необхідної для управління діяльністю господарства.

Шахова оборотна відомість. Розглянута оборотна відомість дає загальну інформацію про стан і зміни господарських засобів та джерел їх формування, але недостатньо розкриває економічний зміст оборотів: звідки надійшли товарно-матеріальні цінності або грошові кошти, за рахунок яких джерел або де вони були використані. Цей недолік оборотної відомості можна усунути, побудувавши її за шаховою формою .

За будовою шахова оборотна відомість нагадує шахову дошку. Всі рахунки на ній записують двічі: один раз назви рахунків розміщують у лівій частині таблиці по вертикалі (як і в простій оборотній відомості), а другий - ці самі рахунки і в такій самій послідовності записують по горизонталі - у верхній частиш таблиці.

Суми оборотів по кожному рахунку записують на перетині кореспондуючих рахунків, що дебетуються (по вертикалі), і рахунків, що кредитуються (по горизонталі). Так, наведена у таблиці сума 168 000 грн., записана на перетині рядка рахунка "Основні засоби" і графи рахунка "Статутний капітал", відображає збільшення основних засобів підприємства і внаслідок цього - збільшення статутного капіталу; сума, що стоїть на перетині рядка рахунка "Матеріали" (144 000) і графи рахунка "Постачальники", показує надходження матеріалів у господарство від постачальників і збільшення в результаті цієї операції заборгованості перед ними. В такому ж порядку аналізують зміст господарських оборотів по кожному кореспондуючому рахунку.Шахову оборотну відомість складають за даними записів на рахунках, які при відповідних формах бухгалтерського обліку мають спеціальну будову (див. главу 8.4). Це забезпечує можливість складати шахову оборотну відомість без додаткових вибірок оборотів по окремих рахунках.