Загальна технологія аудиту

Машинна обробка інформації грунтується на упорядкуванні масивів інформації створенням інформаційної системи. Масив - це основна інформаційна сукупність, яка бере участь у машинній обробці (виробництво продукції за місяць, табельні номери працівників та ін.). Сукупність даних про окремий об'єкт множини становить певну інформаційну сукупність (надходження матеріалів на склад, нарахування заробітної плати за місяць та ін.).

Структура інформаційної системи включає в себе блок даних, файл, секцію файла, набір файлів, згрупованих у банку даних.

Блок даних - це сукупність даних, які записуються або зчитуються технічними засобами як одне ціле.

Файл - сукупність даних, яка складається з логічних записів, що стосуються однієї теми (надходження товарів на базу, відпуску товарів у магазини).

Секція - частина файла, яка записується на один том даних, що являє собою знімну фізичну одиницю носія даних (наприклад, котушка магнітної стрічки, на якій зафіксовано надходження сировини і матеріалів від одного постачальника).

Набір файлів складається із сукупності споріднених файлів, тобто тих, які з певною метою за обраними ознаками можуть бути об'єднані у запільну групу (файли переміщення товарів на базі).

Банк даних є сукупністю наборів файлів, згрупованих у масивах даних.

Якщо підприємство виконує зовнішньоекономічні операції, то необхідно користуватися міжнародними стандартами кодифікації даних при проведенні аудиту його діяльності.

Відомо, що в практиці міжнародних організацій у процесі обміну інформацією та при вирішенні завдань міжнародних економічних, науково-технічних, культурних, спортивних та інших зв'язків використовуються скорочення назв країн - блоки буквеної та цифрової ідентифікації країн. Міжнародна організація з стандартизації (ІСО) розробила коди для кожної країни. Щодо України традиційно використовують такі блоки буквеної та цифрової ідентифікації:

двобуквений алфавітний код України - UА - рекомендований Міжнародною організацією з стандартизації (ІСО) для міжнародних обмінів, який дає змогу утворювати візуальну асоціацію із загальноприйнятою назвою України і будь-якого посилання на її географічне положення або статус;

трибуквений алфавітний код України - UКR - використовується в особливих випадках як більш доцільний;

цифровий порядковий код - 804 - присвоєний Статистичним бюро Організації Об'єднаних Націй і використовується для статистичних розрахунків.

Ці блоки зафіксовані для використання Міжнародною організацією з стандартизації у стандарті 130 3166-88 "Коды для представления названий стран".

Організація Об'єднаних Націй у своїй роботі також користується цими блоками.

Зважаючи на те, що ці блоки добре відомі у світі, а також із метою уніфікації скороченої назви нашої країни, Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України) за погодженням із Міністерством закордонних справ України вважає за доцільне закріпити в законодавчому порядку використання міністерствами, відомствами, підприємствами і установами алфавітних кодів UА та UКR і цифрового порядкового коду 804.

Економічна інформація, яка характеризує стан об'єкта контролю на сучасний момент, називається оперативною, а протягом планового періоду - поточною. Перша використовується при контролі господарських процесів у момент проведення їх (кількість і якість продукції конкретної партії поставки та ін.), друга - після завершення (після закінчення місяця, кварталу). Так, якість продукції контролюють щодня і приймають оперативні рішення, щоб не допустити надходження в торгівлю товарів, які не відповідають стандартам, деформованих та ін., а заходи щодо зміцнення договірної дисципліни можна розробляти після закінчення місяця. Таким чином, оперативна інформація використовується для поточного (оперативного) контролю і регулювання процесів господарської діяльності у випадках виникнення негативних відхилень від запланованих результатів, для вибіркових спостережень за окремими господарськими операціями, експериментальної перевірки норм витрачення сировини і матеріалів, хронометражних спостережень за роботою обладнання тощо.Оперативна інформація про господарські процеси є дискретною, тому потреба у ній виникає періодично. Не завжди її фіксують на матеріальних носіях з належним оформленням підписами осіб, які беруть участь у здійсненні господарської операції. Оперативну інформацію можна групувати за допомогою електричних імпульсів, датчиків, передавати органам управління телефонними каналами, радіорелейними лініями та ін. Тому в процесі контролю і ревізії її використовують у поєднанні з поточною, перевіряють достовірність, групують в інформаційні сукупності.