Поняття про телеконференції. Правила організації телеконференцій
Тобто за адресою телеконференції можна відразу визначити тематичну приналежність. Для цього треба тільки знати деякі англійські слова і їхні скорочення, що використовуються в адресації телеконференцій.
Один з варіантів списків розсилання - Usenet News Groups (телеконференції мережі Usenet). На відміну від списків розсилання, у яких передплатники одержують повідомлення в режимі звичайної електронної пошти, телеконференції Usenet повинні мати спеціальне програмне забезпечення «newsreader». У США Usenet дуже популярний і більшість серверів має програму newsreader, тим самим надаючи доступ до тисяч Usenet груп.Телеконференції Usenet найбільш порівнювані з дошками оголошень, ніж з електронними журналами чи газетами. Повідомлення телеконференцій висилаються не кожному передплатнику індивідуально, а серверу з програмою newsreader. Потім передплатники самі можуть приєднатися до сервера і «відвідати» цікаві для них телеконференції. На відміну від списків розсилання, повідомлення на Usenet звичайно нерегульовані. Це значить, що повідомлення з'являються в незалежності від їхнього змісту, форми і використання мови пристойності.
Виділяють чотири компоненти, які вважаються важливими складовими частинами в інтерактивній системі проведення телеконференцій. Не всі пропоновані методи можна прямо застосувати в конкретній ситуації, але вони можуть стати основою інших, котрі ви легко адаптуєте до своєї програми.
Перша складова – гуманізація. Гуманізація — це процес створення атмосфери, у якій робиться акцент на важливості окремої особистості і переборюється відстань за рахунок досягнення групового взаєморозуміння. Гуманізацію необхідно, у першу чергу, брати до уваги при розробці програми проведення телеконференції, оскільки багато хто з учасників можуть не мати досвіду групового спілкування, ніколи раніше не використовувати устаткування для телеконференцій і навіть не представляти, що це таке. Методи гуманізації дозволяють людині зрозуміти, що його бажання і потреби будуть враховані і, відстань тому не перешкода.
Другий елемент – запрошення. Перед початком проведення телеконференції учасникам посилають листа-запрошення, щоб кожен майбутній учасник відчув, що про нього пам'ятають і сподіваються, що його особиста присутність буде відігравати важливу роль для успіху конференції. У лист можна включити мета програми, розуміння про підготовку першої сесії (наприклад, проблеми, над якими варто заздалегідь подумати) і інформацію про себе (короткі біографічні дані, своє фото).
Третя складова – список учасників. Чим краще ви будете знати слухачів своєї групи, тим краще ви зможете з ними контактувати. Використовуйте інформацію зі списків попередньої реєстрації по кожнім районі від лінійного чи підрозділу інші джерела інформації про слухачів. Список допоможе вам краще зрозуміти нестатки й інтереси учасників вашої групи.
Четверта важлива умова проведення телеконференції – використання імен.
Завжди називайте учасників по іменах, для чого користайтеся створеним вами списком. Коли людина ставить запитання, відзначте його в списку, щоб потім не забути відповісти. Людям подобається, коли їх називають по імені, і це особливо важливо при проведенні телеконференцій.
Будьте самим собою. Важливо поводитися так, начебто ви розмовляєте з людиною особисто, хоча, насправді, для комунікації використовуються тільки мікрофони. Постарайтеся думкою уявити собі картину конференції, що проходить десь у реальному місці з реальними людьми; говорите, начебто ви звертаєтеся безпосередньо до живої людини, а не до «аудиторії взагалі», що знаходиться десь далеко.
Щоб створити неформальну, дружню атмосферу і дати учасникам можливість освоїтися з устаткуванням, попросите учасників з різних географічних районів відповісти на кілька питань. Обмін питаннями типу: «Яка у вас погода?» чи «Скільки вас сьогодні?» допоможе слухачам перебороти почуття непевності при користуванні мікрофоном.
Участь у телеконференції можна визначити як процес використання технічних можливостей для мимовільної, імпровізованої взаємодії учасників. Як коммуникаторам, нам би хотілося, щоб наша аудиторія адекватно реагувала (тобто взаємодіяла) на надану нами інформацію. От чому ми повинні всіляко заохочувати участь у конференції і планувати її в зручне для учасників час. Одне з переваг телеконференції полягає в тому, що вона забезпечує двосторонній зв'язок, а можливість особистої участі підтримує в людини інтерес до даної програми і змушує його відноситися до неї відповідально.