Складні випадки української орфографії у текстах ділових паперів

Як уже згадувалося, в тексті ділового папера слід уникати переносів, проте зовсім уникнути їх неможливо, тому нагадуємо головні правила переносу:

- слова з одного рядка в другий переносяться складами;

- не розриваються: сполучення літер йо, ьо, односкладові префікси і частка най-; сполучення літер, що позначають один звук (дж, дз); не відриваються ініціали від прізвищ, а також назви посад, звань;

- не переносяться в наступний рядок розділові знаки.

Написання скорочених слів.

У зв'язку з обмеженістю місця в документі, багато слів і зворотів пишеться в ньому скорочено. Правила скорочення слів у текстах ділових паперів закріплено державним стандартом.

1. Згідно з цим стандартом, після скороченого написання одиниць виміру не ставиться крапка: кг (кілограм), г (грам), т (тонна), см (сантиметр), год (година) та ін. Нагадуємо, що одиниці виміру скорочуються лише після числових назв.

2. В оголошеннях, листа, повідомленнях та ін. За правописом після скороченої форми слова на означення одиниць часу (година, хвилина, секунда) крапка ставиться. Так, в оголошенні треба писати: Збори відбудуться о 15 год. 45 хв.

3. Назви географічних понять скорочують перед словом, до якого вони належать: с.Сестренівка, ст.Махарище, пошт. відд. Козова, а також після цього слова: Козятинський р-н., Вінницька обл., Білопільська С.р. та ін.

4. Назви вчених ступенів, звань, посад і професій можуть скорочуватися безпосередньо перед прізвищем: акад.Богомолець, інж.Семенюк, проф., доц., інж., пом. (помічник), зав. (завідуючий) та ін.5. Усталені також текстові скорочення загального характеру: с.(сторінка), гл. (глава), ч. (частина). Ін. (інше), див. (дивись) і т.ін. (і таке інше), ц.р. (цього року) та ін.

6. Скорочуватись (практично) може будь-яке слово тексту (найзагальнішою вказівкою текстового скорочення служить крапка). Не скорочуються назви процесів, види робіт, які звичайно вважаються віддієслівними іменниками (вивіз, відрядження, аналіз, складання методики, введення дослідження, зобов'язання та ін.)

7. Написання скорочень у межах тексту документа повинне бути уніфіковане (не можна завод "Червоний екскаватор". З-д "Червоний екскаватор", з-д "Черв. Екск." В одному документі. Нагадуємо, що скорочені назви трестів, комбінатів, об'єднань, підприємств пишуться у лапках і не відмінюються, якщо перед ними стоять родові назви типу "трест", "комбінат" та ін. (фірма "Світанок" - фірми "Світанок", фірмою "Світанок" та ін.) При відсутності родових назв найменування цього типу пишуться без лапок і відмінюються (Уралмаш - Уралмаша - Уралмашем та ін.)

8. Написання ініціалів у межах документа теж повинно бути уніфіковане (не можна: Ів.Ів.Сачук, І.І.Сачук, І.Сачук у тому самому документі).

9. Скорочення не повинно бути незрозумілим (наприклад: бук. - буксир, бух. - бухта) або двозначним (наприклад, на початку речення написання Т.Савченко може бути прочитане і як товариш Савченко, і як Тимофій Савченко, тому треба було написати Тов.Савченко.)

Ще раз нагадуємо, що слово "товариш" скорочується так: на початку речення: Тов., всередині речення: т. Слово "товариш" скорочується лише всередині речення: тт.

На початку і в кінці речення пишеться повне, нескорочене слово товариші.

Написання іншомовних слів.

Слід бути обережними й уважними під час використання у діловому мовленні іншомовних слів. Якщо іншомовні слова можна замінити відповідними українськими, то вживання іншомовних - недоречне. Якщо ж іншомовні слова ввійшли до активного словника міжнаціонального спілкування, тоді їх можна використовувати в певних ділових паперах, що стосуються питань угоди чи міжнародних проблем.