Особливості професійного спілкування

Мало одного знання – треба застосувати його;

Мало хотіти – треба діяти.

В. Гете

Телефонна розмова

Добре, хто добре говорить, але ще краще, хто добре слухав.

Р.Емерсон

Телефонний зв’язок забезпечує безпосередній і довгосторонній обмін інформацією на будь – якій відстані; по телефону ведуться переговори, даються консультації, обумовлюються й узгоджуються важливі ділові зустрічі та ін. У деяких країнах переговори по телефону набули юридичної сили, навіть якщо вони не підтверджені офіційним документом.

Телефонна розмова – це один із видів усного мовлення, до того ж досить спеціфічний: оскільки співрозмовники не бачать один одного, то виключається передача інформації через міміку, жести, вираз очей та обличчя. Навіть звичайне підтвердження того, що вас слухають, потребує словесного вираження, в той час як при безпосередній розмові достатньо було б глянути на співрозмовника. Такі репліки-підтвердження наявності зв’язку вносять надлишкову інформацію в телефонну розмову, хоч ця інформація виправдана: вона забезпечує безперервність у розмові.

Тому при веденні ділових розмов особливо важливо широко використовувати лексічні можливості української літературної мови, насамперед багату синоніміку, з одного боку, й точність її термінології, з другого боку, й точність її термінології, з другого, а також інтонаційні можливості мовлення.Заважає й надто сильний голос: по телефону слід розмовляти середнім за силою голосом. Оскільки по телефону голос часто здається зміцненим, а окремі звуки неясними, треба намагатися говорити не дуже швидко й по можливості чітко, ясно, говорити в мікрофон телефонної трубки – інакше співрозмовник буде погано вас чути. Тон розмови має бути спокійним, витриманим, ввічливим.

Оскільки ділові партнери часто спочатку знайомляться заочно, по телефону, дуже важливо справити на співрозмовника добре враження. Для цього слід дотримуватися ряду вимог, про які ми і порозмовляємо.

Службова телефонна розмова складається з таких компонентів:

момент встановлення зв’язку;

виклад справи;

заключні слова, знак, що розмову закінчено.

Називаючі своє прізвище, не забувайте, що окремі прізвища важко сприймаються на слух. До того ж потрібен певний час, щоб співрозмовник звик до вашого голосу і вашої дикції. Тому важкі до сприймання прізвища ставлять у кінці речення й вимовляють якомога виразніше, або всі звуки і склади були зрозумілі.

Слід пам’ятати, що ведення надто довгих службових розмов – це прояв нецеремонності та неповаги до тих, хто теж чекає звільнення телефону.

Розмова по телефону не потрібна перетворюватись у монолог: викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію частинами, по можливості частіше робити паузи, щоб міг включитися співрозмовник.