Організація праці менеджера
Поєднує ж ефективних керуючих їхнє уміння домагатися позитивного результату в усьому, за що б вони ні бралися. Характерно, що манера рішення задач ефективними керуючими практично не залежить від місця їхньої роботи і характеру діяльності. На промисловому підприємстві, в урядовому закладі, чи лікарні університеті вони застосовують власне кажучи подібні методи рішення.
Відомі мені посадові особи, що не дотримують цієї загальної методики, програють в ефективності, якими б особистими якостями і знаннями вони ні володіли.
Іншими словами, ефективність - це щось начебто звички, набору практичних методів, яким завжди можна навчитися. Ці методи оманливо прості, і здається, що навіть семирічній дитині не складе праці в них розібратися. У той же час неймовірно складно правильно застосовувати ці методи на практиці. Їх треба заучувати як таблицю множення, зазублювати до відрази, до вироблення умовного рефлексу, доти, поки вони не стануть частиною вашого "я". Щоб вони пішли в звичку, необхідна практика, практика і ще раз практика.
Неіснує ніяких причин, по яких би нормально розвинута людина не могла б досягти рівня компетентності в будь-якій справі. В ефективності, однак, можна обмежитися компетентністю. Дійсно, нам потрібно просто опанувати "гамами".
Існують п'ять основних елементів для підвищення ефективності праці керівника.1. Ефективні керуючі повинні знати, на що вони витрачають свій час. Уміння контролювати свій час є найважливішим елементом продуктивної роботи.
2. Ефективні керуючі повинні концентруватися на досягнення, що виходять за рамки своїх організацій. Їм варто бути націленими не на виконання роботи як такий, а на кінцевий результат. Гарний керуючий, перш ніж приступити до виконання того чи іншого завдання, задає собі питання: "Яких результатів я повинний досягти?" Сам процес роботи і її методи відходять для нього на другий план.
3. Ефективні керуючі повинні будувати свою діяльність на переважних, сильних якостях, як власних, так і керівників, колег і підлеглих, а також зобов'язані відшукувати позитивні моменти в конкретних ситуаціях. Їм не слід спиратися на те, що ненадійно. Не можна починати роботу з рішення нереальних на даний момент задач.
4. Ефективні керуючі концентрують свою увагу на декількох найважливіших ділянках, у яких виконання поставлених завдань принесе найбільш відчутні результати. Вони повинні навчитися встановлювати пріоритетні напрямки робіт і не відхилятися в їхньому виконанні. Власне, уся їхня діяльність повинна складатися з виконання саме пріоритетних завдань - зобов'язаний займатися лише головним. Порожня витрата сил і часу приводить до самих негативних результатів.
5. Нарешті, ефективні керуючі повинні приймати ефективні рішення. А це насамперед питання системності, тобто процес виконання завдання повинний проходити в потрібній послідовності. Варто пам'ятати, що ефективне рішення - це завжди судження, засноване, скоріше, на "розбіжності думок", чим на "погодженості по фактах". Надмірна поспішність веде до прийняття невірних рішень. Рішень повинне бути небагато, але усі вони повинні бути фундаментальними. У прийнятті рішень потрібно керуватися вірною стратегією, а не сиюминутными тактичними розуміннями.
Врахувати і проаналізувати фактичні витрати часу будь-якого менеджера можна шляхом визначення структури його робочого дня.
Для цього використовуються "фотографія" і "самофотографія" робочого дня. І в тому, і в іншому випадку фіксуються витрати часу на певні функції менеджменту, причому або це робиться спеціально виділеним для цього хронометражистом, або самим менеджером.
Складена на основі фотографії або самофотографії робочого дня фактична структура порівнюється з нормативною, на основі чого робляться висновки про відхилення від нормативу і розробляються заходи щодо удосконалювання структури робочого дня менеджера.
Дослідження причин втрат робочого часу показують, що основними з них є наступні.
Зайві ступіні і ланки в апараті управління. Це приводить до ускладнення системи документообігу і зниженню оперативності управління. Істотну шкоду наносять диспропорції в чисельності керівних і допоміжних працівників, що приводить до виконання першими не властивих їм функцій.