Особливості проведення нарад
Можна заздалегідь цілком підготувати текст виступу, можна обмежитися тезами. При необхідності доцільно використовувати відео- і аудіозасоби. Дуже добре під час обговорення найбільш важливих тим заздалегідь підготувати текст і роздати його учасникам засідання.
Не варто у виступі охоплювати велике коло питань. Досить зупинитися на кардинальній основній ідеї, але її потрібно викласти переконливо, доказово, дохідливо. У ході виступу необхідно контролювати себе й аудиторію. При перших ознаках ослаблення уваги з боку присутніх доцільно використовувати відомі прийоми для його мобілізації.
Навіть при самій ретельній підготовці наради ви не доможетеся успіху, якщо не будете контролювати дискусію. Для цього можливо застосування наступних прийомів:
а) для збереження єдності учасників наради:
- розрядити обстановку в конфліктній ситуації;
- не приймати чиюсь сторону до остаточного підведення підсумків;
- захищати того, хто має менше досвіду, працює недавно;
б) для мобілізації учасників наради:
- не розслаблюватися самому і не давати виключатися з роботи іншим;
- уникати повторів;
- не залишати без уваги навіть сама незначна пропозиція, якщо воно хоч якось допоможе справі;
в) для фокусування уваги на обговорюваній задачі:
- ґрунтуватися на фактах;
- записувати внесені пропозиції;
- вибудовувати їх так, щоб в очах присутніх складалася цілісна картина;
г) для активації учасників наради:
- з метою посилення доказовості тих чи інших положень ставити додаткові питання;
- висловити схвальне зауваження на адресу учасника, який вніс конструктивну пропозицію.
Довгі і нудні виступи можна переривати. Зрозуміло, робити це варто тактовно, не даючи волю роздратуванню, не зачіпаючи самолюбства підлеглого, не сковуючи його ініціативу.
Наприкінці наради варто коротко підвести його підсумки, подякувати учасникам за висловлені конструктивні пропозиції, поставити задачі по реалізації прийнятих рішень.
Література
Герет Томас М., Клоновскі Ричард Дж. Етика бізнесу / Пер. З англ.. О. Ватаманюк - К. : Основи, 1997 - 214с.