Сутність баз даних і джерела їх формування

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як і будь-яка інша інформаційна система, включає як складову частину інформаційну базу.

Інформаційна база, яка є сукупністю певним чином організованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, і що відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішньому середовищі, включає дві частини:

позамашинну інформаційну базу;

машинну інформаційну базу.

Позамашинна інформаційна база — це перша (вхідна) частина інформаційної бази системи, яка являє собою сукупність організованої, збережуваної та контрольованої достовірної і точної інформації (вона зафіксована на різних документах-носіях, що безпосередньо сприймаються людиною) і яка відображає стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління та в зовнішньому середовищі, що впливає на цей об’єкт. Така сукупність інформації призначена для формування машинної інформаційної бази.

Машинна інформаційна база — це друга частина інформаційної бази системи, що являє собою сукупність інформаційних масивів, сформованих на основі даних позамашинної інформаційної бази, які зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях та в пам’яті ЕОМ.

Масив — це ідентифікована сукупність примірників (однорідних записів) логічно пов’язаних між собою даних, які містяться в зовнішній пам’яті (на магнітних та інших носіях чи в пам’яті ЕОМ) і є доступними для програми.

У системі об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту машинна інформаційна база, до складу якої входить повний набір первинних та інших масивів, являє собою інформаційну модель об’єкта управління.

Відомо, що донедавна при організації обробки інформації на ЕОМ застосовувався підхід, за якого на основі інформації однієї і тієї самої предметної області (наприклад, матеріальних ресурсів) формувалися масиви лінійної структури.

Недоліком таких масивів, які мають лінійну структуру, є те, що інформація одного й того самого об’єкта управління розосереджується поміж багатьма різними масивами (нормативними, плановими та ін.), що неминуче призводить до дублювання деяких реквізитів, ускладнення під час спільної їх обробки тощо, а головне — не дає змоги реалізувати принцип незалежності даних від прикладних програм користувача. Лінійні масиви, сформовані традиційним способом, ефективні, як правило, з позиції одного застосування.

Розширення експлуатаційних можливостей обчислювальної техніки, поява пристроїв запам’ятовування з безпосереднім (прямим) доступом створили передумови для розв’язання проблем незалежності, неузгодженості та надмірності даних, а також сприяли створенню нової концепції організації машинної інформаційної бази — концепції інтеграції даних, що дістала назву автоматизованого банку даних.

Автоматизований банк даних (АБД) — це система інформаційних, математичних, програмних, мовних, організаційних і технічних засобів, які необхідні для інтегрованого нагромадження, зберігання, ведення, актуалізації, пошуку і видачі даних користувачам.

Основними перевагами організації автоматизованого банку даних щодо інших є:

багаторазовість використання даних — одні й ті самі дані можуть використовуватися для розв’язування різних взаємопов’язаних задач;

скорочення витрат на створення та введення машинної інформаційної бази: організація даних у такий спосіб характеризується нижчою вартістю створення й меншими витратами на внесення змін до бази, оскільки зміни на фізичному рівні не потребують внесення змін до прикладних програм;

зменшення надмірності даних. Необхідність розв’язування нових задач забезпечується здебільшого за рахунок наявних масивів у базі даних, а не шляхом створення нових масивів. Дублювання даних у базі даних потрібне лише для забезпечення оперативності пошуку даних і організації зв’язку між масивами. Таке дублювання не є надмірним;