Укомплектованість штату працівниками
Використовуючи відібрані записи (з даними у Блоках 1 і 13) з масиву KADR, та спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV, можна скласти вихідні дані, що характеризуватимуть працівників, які припинили трудовий договір з різних причин. Наприклад, зведені відомості про звільнених працівників підприємства по видах звільнення, категоріях персоналу і по структурних підрозділах за конкретний період мають в основному таку саму форму з довідковою структурою, як і для прийнятих працівників, але складеною з зазначенням видів звільнення.
Звітні форми про наявність і рух персоналу. Складання цих форм у такому вигляді інколи прямо не включається до об’єктів інформації, про які здійснює інформування менеджерів персоналу система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту персоналу, але цю, об’ємну і трудомістку роботу виконують окремі, на те уповноважені, менеджери персоналу за допомогою ПЕОМ. Це передусім складання зведених відомостей по підприємству в цілому, які б характеризували склад наявного персоналу на початок і кінець звітного періоду, його рух за певний (звичайно звітний) період тощо.
Для складання зазначених зведених відомостей по підприємству в цілому використовуються: масив про наявних і прийнятих працівників підприємства KADR за станом на початок звітного періоду, масив про прийнятих (на постійну роботу) працівників на підприємство KADR за звітний період, масив про припинення трудового договору працівниками VBKADR в звітному періоді, а також спеціальні масиви REGLAMI i BIBFORV.Розглянемо одну з них. Вихідна форма, складена за довідковою структурою по підприємству в цілому, яка характеризує, наприклад, зведені відомості про наявність і рух персоналу по підприємству в цілому в звітному періоді, має графи, у яких зазначаються: елементи об’єкта інформації — категорія персоналу, а також кількість персоналу — за станом на початок звітного періоду, тих, які прийняті за звітний період, тих, які припинили трудовий договір у звітному періоді, та за станом на кінець звітного періоду.
Підсумки кількості персоналу одержують по кожній категорії персоналу і підприємству в цілому по всіх чотирьох графах відомості. Одержані дані використовуються для заповнення необхідних показників у звітних формах.
Якісний склад керівного персоналу
Якісними формальними ознаками керівного персоналу насамперед є, як відомо, об’єктивні дані про освіту (з урахуванням її підвищення), професійну кваліфікацію, наявність ученого ступеня чи звання, вміння працювати на комп’ютері, знання іноземних мов, наявність заохочень або покарань, а також результати голосування при обранні й наступних атестацій тощо. Тільки на підставі всієї сукупності зазначених формальних та інших об’єктивних даних можна скласти правильне уявлення про того чи іншого керівника.
Метою складання вихідних відомостей є отримання для аналізу інформації, яка б характеризувала якісний склад керівного персоналу різних рівнів із різних аспектів.
Вихідні форми з результатною інформацією про якісний склад керівного персоналу використовуються менеджерами персоналу вищого рівня (відділу кадрів) при відбиранні працівників для підвищення по службі або кваліфікації, відряджень, наприклад, для роботи в інших країнах тощо.
Необхідні відомості про якісний склад керівного персоналу складають за формою довідкової структури в різних аспектах по підрозділах і підприємству в цілому на певну дату, використовуючи для цього масиви про наявних та прийнятих працівників KADR, а також спеціальні масиви регламентуючої інформації REGLAMI і бібліотеки описаних форм вихідних документів BIBFORV. До граф форми відомості у поіменному складі вносять усі формальні ознаки, що характеризують якісний склад керівників. Іноді складають вибіркові довідкові відомості у поіменному складі за окремими ознаками — умінням працювати на комп’ютері чи водити автомобіль, знанням іноземних мов, наявністю вченого ступеня або звання й т. ін.
Крім того, складають відомості для різних рівнів керівників про якісний склад керівного персоналу зі скороченим обсягом ознак і за станом на певну дату.
Для складання цих зведень використовуються ті самі масиви, про які йшлося раніше, а часом і додаткові (про результати атестації, голосування при виборах на посаду тощо).