Обовязки секретаря

Обов'язки.

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

•облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;

•оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. п..;

•підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;

•оформлення протоколів розсилок виписок з них;

•аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;

•підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;

•прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;

•організація прийомів відвідувачів;

•прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.

Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговуванню. Зокрема:

1.технічне забезпечення роботи керівника;

2.підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

3.організація прийому працівників і відвідувачів;

4.телефонне обслуговування;

5.підготовка відряджень;

6.організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

7.стенографування;

8.контроль за святковими і ювілейними датами;

9.обробка пошти;

10.машинописні роботи;

11.збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;

12.збір матеріалів для доповідей і мов керівника;