Поняття та сутність організації
Другою важливою складовою організації є машини (обладнання, устаткування інші засоби праці). Питання розробки конструкцій, виготовлення та обслуговування окремих машин, об’єднання всіх машин в єдиний технологічний комплекс, конструювання, виготовлення та обслуговування окремих машин, призначених для виконання різних технологічних операцій і процесів, є сферою діяльності класичних технічних дисциплін – механіки, хімії, будівельної техніки, електротехніки тощо. Традиційний підхід усіх цих дисциплін полягає в спробі синтезувати оптимальний технологічний комплекс шляхом об’єднання індивідуально сконструйованих машин, кожна з яких вважається найкращої з точки зору функцій, для виконання яких вона призначена. Подібний підхід може призвести до серйозних помилок при недостатньому врахуванні психологічного фактора – індивідуальних особливостей людини.
Важливу роль в організаційній системі відіграє надходження грошових коштів. Отримання інформації, необхідної для підтримання грошового обороту, є задачею бухгалтерського обліку, а оцінка якості надходжень, як правило, входить до функції аудитора.
Люди як елемент повинні бути здатними реагувати на дії один одного і на поведінку оточуючого середовища, використовуючи дані безпосереднього спостереження, або інформацію, отриману від тих, хто веде таке спостереження. Відповідно саме комунікації об’єднують частини системи і забезпечують її контакт з оточуючим середовищем.
Кібернетики стверджують, що в кінцевому рахунку будь-яку систему (в тому числі таку, що складається з людей) контролює та частина системи, яка має найбільшу гнучкість і варіабельність – найбільшу кількість степенів свободи. Тому не випадково в умовах ринку виживають і успішно працюють найгнучкіші організації, здатні діяти по моделі розвитку “зміни-адаптація”. Кожний господарюючий суб’єкт – досить складна організаційна система просторово-часового втілення, повна внутрішнього життя й різноманітних контактів з зовнішнім світом. Кожному господарюючому суб’єкту властиві свої задачі, свої прийоми та методи. Господарюючий суб’єкт – якісно визначена система, механізм, спосіб дії, а взятий як єдність якості і втілення цієї якості в системі, механізмі, способі дії – це спосіб господарювання, що забезпечує ефективну життєдіяльність в конкретних умовах існування.
Суттєвим в організаційній системі є те, що елементи мають бути взаємопов’язаними (взаємозалежними, взаємодіючими). Найрізноманітніші частини можуть бути об’єднані в “ціле”, але це “ціле” ще не система, доки не сформовано деякий дієвий організм. Будь-яка система може розглядатися як підсистема деякої крупнішої системи. Так карбюратор є підсистемою автомобільно двигуна і підсистемою самого автомобіля. Система перебуває у постійній взаємодії із зовнішнім середовищем як сукупність усіх елементів. Зміни властивостей останніх впливають на систему, а також на ті об’єкти, чиї властивості змінюються в результаті поведінки системи.
Для того, щоб зрозуміти, як система виконує свою функцію, необхідно знати, як всі її елементи взаємопов’язані один з одним і як сама вона пов’язана з системою, яка утворює її зовнішнє середовище. Наприклад, що зрозуміти, як годинники відміряють час, необхідно вивчити механізм поєднання їх частин одна з одною, і з’ясувати, яким чином вони показують час, тобто дослідити взаємовідносини між годинниками і користувачем.
При цьому виникаю два важливих питання. Як встановити межі системи? Що вважати відповідними їй підсистемами? Відповідь на обидва питання залежить від мети аналізу, і неправильні відповіді можуть призвести до помилок.
Суперечки що до організаційних систем носять не тільки академічний характер. Занадто широке вивчення системи для локальних цілей – це марнотратство, а занадто вузьке може призвести до наступного підвищення ефективності одної підсистеми за рахунок інших. Якщо деяка система прагне досягти певних цілей з мінімумом затрат, то навряд чи вдасться це зробити мінімізувавши затрати кожної окремої підсистеми, так як мінімізація затрат в цілому може вимагати їх збільшення для якоїсь одної підсистеми.
Проблема управління організаційною системою полягає в тому, щоб виходячи зі знання умов в момент А передбачити стан системи в момент В і спосіб, яким цей стан буде досягнуто. Цього домогтися на практиці надзвичайно складно.
Існує два основні типи систем: закриті і відкриті. Закрита система має жорстко фіксовані границі, її дії відносно незалежні від зовнішнього середовища.Відкрита система характеризується взаємодією із зовнішнім середовищем. Енергія, інформація, матеріали – це об’єкти обміну з зовнішнім середовищем через проникні границі системи. Така система не є само забезпечувальною, вона залежить від енергії, інформації і матеріалів, які поступають ззовні. Крім того, відкрита система повинна мати здатність призвичаюватися до змін у зовнішньому середовищі. Керівники в основному займаються відкритими системами. Виживання будь-якої організації залежить від зовнішнього світу.