Контроль – як функції управління

В процедурі контролю є три чітко виражених етапи:

Розробка стандартів і критеріїв;

Співставлення з ними реальних результатів;

Прийняття необхідних коректуючих дій.

На кожному з цих етапів реалізується комплекс різних заходів.

Перший етап – “Встановлення стандартів” демонструє, наскільки близько злиті функції контролю і планування.

Стандарти – це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається вимірам. Цілі, які можуть бути використані, як стандарти для контролю, характеризуються наявністю тимчасових рамок, в яких повинна бути виконана робота і конкретного критерію по відношенню до якого оцінюється ступінь виконання роботи.

Наприклад: Одержати прибутки в 1992р. 1 млн. доларів, конкретний критерій (1 млн.дол.) і певний проміжок часу (рік) називаються результативними. Показник результативності точно визначає те, що потрібно одержати, для того, щоб досягнути цілі. Ці показники дають можливість співставити реально зроблену роботу з запланованою.

Другий етап “Співставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами”.

На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають тому, чого він чекав.

При цьому менеджер приймає ще одне важливе рішення: наскільки допустимі відхилення від стандартів.Наприклад: Ви запланували в тиждень реалізувати продукції на суму 1млн.дол. Фактично реалізували на 980 тисяч. Чи варто хвилюватися? Мабуть ні. Ви просто будете знати, що на наступний тиждень треба реалізувати продукції на суму більше 1млн.дол. Тобто в середньому треба реалізувати на 1млн., але не обов‘язково щонеділі по 1млн. Але для цього необхідно встановити масштаб допустимих відхилень і принцип виключення. Масштаб допустимих відхилень, це коли в певних межах відхилення від передбачених результатів не повинна викликати тривоги.

Принцип виключення заключається в тому, що система може спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Після оцінки процес контролю переходить в третій етап “Прийняття необхідних коректуючих дій”. При якому менеджер повинен обрати одну з 3-х ліній поведінки: нічого не приймати? Усунути відхилення, переглянути стандарт.

-Нічого не приймати. Основна мета контролю полягає в тому, щоб добитися такого положення, при якому процес управління організацією дійсно змушував би її дійсно функціонувати у відповідності з планом.

-Усунути відхилення. Система контролю, яка не дозволяє усунути серйозні відхилення, перш ніж вони переростуть у крупні проблеми, беззмістовна і непотрібна. Природньо, що проведене коригування повинно концентруватися на усуненні справжньої причини відхилення. Це повинно бути обов‘язковою програмою дій, щоб повернути організацію до правильних дій.

-Перегляд стандартів. Не всі помітні відхилення від стандартів слід усувати. Іноді самі стандарти можуть виявитись нереальними, тому що вони базуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього.

-Стандарти можуть переглядатися в сторону підвищення (якщо фірма діє успішно), і в сторону зниження (якщо стандарти виконати важко).

Рекомендації науки по поведінці по проведенню ефективного контролю.

-Встановлюйте двосотроннє спілкування. Якщо у підлеглого виникають питання, люди повинні знати, що стандарти, які використовуються для оцінки їх діяльності, дійсно достатньо повно і об‘єктивно відображають їх роботу.