Поняття процесу об’єктивного інформування

Щоб об’єкт управління не був банкрутом в умовах ринкової економіки, необхідно організувати кваліфіковане керівництво цим об’єктом. Проте оперативне і якісне керівництво, як відомо, залежить не в останню чергу від своєчасного забезпечення менеджерів і фахівців об’єктивно необхідною для цього інформацією.

При системі автоматизованого збирання й обробки інформації на безпаперовій технології створюється (на правах підсистеми) система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, в якій діє механізм об’єктивного інформування менеджерів. Завдяки цьому механізму менеджери і фахівці різних рівнів мають змогу своєчасно одержувати об’єктивно необхідну вірогідну релевантну інформацію для аналізу, вироблення і прийняття конкретних управлінських рішень відповідно до повноважень, посадових потреб і прав, які їм делеговані менеджерами вищого рівня.

Інформування менеджерів і фахівців різних рівнів — це процес, що здійснюється в ритмі виробництва, при якому вся необхідна для виконання повноважень, посадових прав та функціональних обов’яз¬ків об’єктивна інформація надходить до того чи іншого менеджера або фахівця згідно з його регламентацією в установлений час і в необхідному (повному чи скороченому) обсязі. При цьому ця інформація оперативно надходить менеджерові в автоматичному чи автоматизованому режимі переважно на екран його ПЕОМ.

Поняття (термін) «необхідна релевантна інформація» означає такий набір даних, який об’єктивно потрібний посадовій особі (менеджерові чи фахівцеві) для конкретного виконання функціональних обов’язків і здійснення посадових прав у часі та просторі. Це є насамперед різні внутрішні довідкові, нормативні, планові та фактичні інформаційні сукупності чи економічні по¬казники — набори даних, які ця посадова особа може одержувати від зазначеної системи:

як у первинному чи згрупованому вигляді, так і у прогнозованих величинах;

як окремо взяті величини, так і в порівняльній їх сукупності;

як вибіркові номенклатури, так і в повному їх наборі;

як у повному складі даних, так і у вигляді відхилень із зазначенням відносних величин цих відхилень;

як про той чи інший процес або явище, так і про їхню певну сукупність по окремій структурній одиниці чи по об’єкту управління в цілому;

як про стан об’єкта управління чи його структурних одиниць на ту чи іншу дату, так і за той чи інший період часу;

як у вигляді документограми, так і на екрані ПЕОМ;

як автоматично (за ознакою критерії втручання), так і автоматизовано (за ознакою в який строк), або в режимі консультацій (за запитанням) тощо.

Сюди також належить і зовнішня інформація, яка характеризує законодавчі, директивні та інші нормативні акти, стан ринку й бірж, постачальників і покупців, а також про все пов’язане з зовнішнім середовищем, яке впливає на об’єкт управління.

За допомогою сучасного комплексу обчислювальної та інформаційної техніки цілком можливо видавати користувачам — менеджерам і фахівцям різних рівнів — усі об’єктивно необхідні дані про процеси та явища, які мають місце в зовнішньому середовищі і на об’єктах управління, в зазначених аспектах. Однак у цьому разі можна спостерігати подвійне побоювання. По-перше, коли окремі дані не були передбачені для того чи іншого менеджера, а потреба в них виникла, наприклад, в процесі аналізу подій, що сталися, під час вибору варіанта плану (прогнозу), при прийнятті управлінських рішень тощо. По-друге, в разі великої кількості показників, які можна видавати без жодних обмежень, для менеджерів можуть скластися умови, за яких інформація, що отримується ними, буде настільки великою за обсягом, що її неможливо усвідомити, а потім і використати в управлінні, тобто вона буде непотрібною, бо настане інформаційне перевантаження. Це можна порівняти з тим, коли Золота Антилопа (з відомої індійської казки) буквально закидала ненажерливого Раджа золотом, від великої кількості якого він ледве не загинув, а потім це золото перетворилося на черепки… Так і користувач може від великої кількості інформації в певному розумінні «загинути» як дієздатний керівник, а інформація перетвориться у непотрібне «череп’я».